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Tipps & Tricks IXOS: BtM und Kühlware von Spätaufträgen ausschließen

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Betäubungsmittel und Kühlware stellen besondere Anforderungen an den Transport und die Lagerung in Ihrer Apotheke. BtM müssen persönlich an das Apothekenpersonal übergeben werden, Kühlware muss unmittelbar nach der Lieferung in den Kühlschrank gelegt werden. Beides ist bei Spätaufträgen, die außerhalb der Öffnungszeiten der Apotheke geliefert werden, nicht möglich. Je nach Konfiguration zeigt IXOS bei BtM oder Kühlartikeln eine Bestellabfrage an, so dass Sie schon beim Erfassen des Artikels zu einem Warenkorb oder aber beim Bestellen bei Bedarf einen anderen Warenkorb auswählen können. Alternativ können Sie aber auch mit Hilfe eines Warenkorbermittlungs-Modells festlegen, dass BtM und Kühlware nicht im Spätauftrag bestellt werden sollen. Damit ist keine Bestellabfrage mehr nötig – die entsprechenden Artikel landen automatisch in geeigneten Warenkörben. Wie Sie dazu vorgehen können, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Konfiguration der Bestellabfrage


Ob Sie bei jedem Kühlartikel oder BtM eine Bestellabfrage erhalten, um individuell den gewünschten Warenkorb auswählen zu können, lässt sich in der Konfiguration der Bestellabfragen in den System­einstellungen festlegen.
Im Menü Systempflege finden Sie die Systemeinstellungen.

Wählen Sie dort unter Sortiment den Menüpunkt Warenlogistik aus. Auf der Seite Bestellabfragen im Gültigkeitsbereich: Systemparameter wählen Sie mit den Checkboxen die gewünschten Einstellungen aus und legen die gewünschte Lagertemperatur fest, bis zu der ein Artikel als Kühlartikel gelten soll.

Wenn Sie die Kühlartikel oder Betäubungsmittel immer automatisch – ohne Bestellabfrage – bestimmten Lieferanten zuordnen oder aus Spätaufträgen ausschließen möchten, nehmen Sie hier die Häkchen aus den Checkboxen bei den Punkten Bestellabfrage bei Kühlartikeln oder Bestellabfrage bei Betäubungsmitteln heraus.

Für die automatische Zuordnung der Artikel nutzen Sie dann ein separates Warenkorb­ermittlungs-Modell, wie im Folgenden beschrieben.

Warenkorbermittlungs-Modell für BtM und Kühlware anlegen

 
Im Menü Systempflege finden Sie die Warenlogistik-Verwaltung.

Auf der Seite Warenkorbermittlung sehen Sie alle bereits in IXOS angelegten Ermittlungs-Modelle. Diese Modelle beinhalten Regeln für die automatische Optimierung der Warenkorbermittlung für die Bestellung von Nachliefer- und Lagerartikeln.

Legen Sie mit Neu – F3 ein neues Warenkorbermittlungs-Modell an.
Es öffnet sich das Fenster Grunddaten.

Hier geben Sie eine Beschreibung für das Modell ein und legen die Priorität fest. Die Prioritäten entscheiden darüber, in welcher Reihenfolge die Modelle angewendet werden. Niedrig priorisierte Modelle kommen nur zur Anwendung, wenn die höher priorisierten auf den betreffenden Artikel nicht anzuwenden sind. In diesem Beispiel können wir mit Priorität 1 dafür sorgen, dass die gewünschten Kühl- und BtM-Artikel in jedem Fall entsprechend des Modells behandelt werden.

Unter Artikelselektion legen Sie fest, welche Artikel von dem Ermittlungsmodell betroffen sein sollen. Dazu lassen sich Report-Abfragen nutzen, was eine Fülle an Möglichkeiten eröffnet.

Weiterhin können Sie eine Angebotsliste für die Artikelselektion auswählen. Das ermöglicht Ihnen beispielsweise, alle Artikel einer bestimmten Angebotsliste automatisch beim dazugehörigen Lieferanten zu bestellen.

Unter Artikeleinschränkung lässt sich mit Hilfe der Checkboxen festlegen, ob alle Artikel, Kühlartikel, Betäubungsmittel oder Übrige Artikel (alle nicht Kühl- oder BtM-Artikel) in der Artikelauswahl berücksichtigt werden sollen

Als Grundlage für dieses Beispiel dient die vordefinierte Report-Abfrage Alle Artikel, die Sie mit dem Browse-Button im Feld Report-Abfrage auswählen.

Das neue Modell soll nun nur Kühl- und BtM-Artikel berücksichtigen, daher setzen Sie die Häkchen bei Kühlartikel und Betäubungsmittel, während die Checkboxen für Alle Artikel und Übrige Artikel leer bleiben.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Weiter – F12.
Es öffnet sich das Fenster Einstellungen.

Hier legen Sie die Regeln dafür fest, in welche Warenkörbe Nachlieferungen und Lagerartikel aufgenommen werden sollen. Mit der Checkbox auch für nur direkt bestellbare Artikel entscheiden Sie, ob diese Regeln auch für ausschließlich beim Direktlieferanten bestellbare Artikel gelten sollen.

Unter Nachlieferungen können Sie Regeln speziell für Nachlieferartikel festlegen.

Wenn Sie möchten, dass auch für Nachlieferartikel die Einstellungen auf der Seite Spätauftrag (im nächsten Schritt) berücksichtigt werden, setzen Sie das Häkchen in die Checkbox in der Spalte Spät. Dies ist hier sinnvoll, denn das Ziel dieses Modells ist, dass alle BtM und Kühlartikel von Spätaufträgen ausgeschlossen werden, unabhängig davon, ob es sich um Lagerware oder Nachlieferungen handelt.

Bestätigen Sie mit Weiter – F12.
Nun öffnet sich das Fenster Spätauftrag.

Hier wählen Sie den Punkt Nie im Spätauftrag bestellen aus und bestätigen mit Fertigstellen – F12.
Damit wurde das Warenkorbermittlungsmodell erstellt. Es erscheint in der Warenkorbermittlung nun entsprechend seiner Priorität über dem selbst angelegten Standardmodell in diesem Beispiel.

Das Basismodell mit Priorität 9 ist das unveränderliche Modell für alle Artikel, das von Pharmatechnik bereitgestellt wird, damit immer eine automatische Warenkorbermittlung durchgeführt werden kann.

Definieren von Spätaufträgen

 
Je nach Öffnungszeiten der Apotheke und Wochentag können die Lieferzeiten, zu denen ein Auftrag als Spätauftrag behandelt werden soll, stark variieren. Darum haben Sie die Möglichkeit, diese Festlegung für Ihre Lieferzeiten selbst zu treffen und bei Bedarf jederzeit zu ändern.

Dazu rufen Sie im Menü Beratung die Kontakte auf und suchen auf der Seite Warenlogistik den betreffenden Großhändler heraus.

Auf der Seite Lieferparameter finden Sie die Bestellzeiten, die über MSV3 automatisch vom Großhändler übermittelt werden. Mehr dazu lesen Sie im Tipps&Tricks-Artikel Konfiguration eines neuen Großhändlers.

Um einen Auftrag als Spätauftrag festzulegen, klicken Sie auf die Checkboxen der betreffenden Bestellzeit bei den gewünschten Wochentagen. Anstelle der Checkbox ist nun das Icon für einen Spätauftrag zu sehen.

Speichern Sie die Einstellungen mit Speichern – F1.

So können Sie mit Hilfe des zuvor angelegten Warenkorbermittlungsmodells für jede einzelne Lieferzeit festlegen, ob BtM und Kühlartikel aus der Bestellung ausgeschlossen werden sollen.

Ihr persönlicher
Ansprechpartner

Monika Karos, Pressekontakt PHARMATECHNIK Tel.: +49 8151 4442-562 Fax: +49 8151 4442-7800 Mail: m.karos@pharmatechnik.de

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