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Tipps & Tricks IXOS: Nachweis der Nichtverfügbarkeit

  Newsletter-Artikel
Seit dem 1. Juli 2019 gilt der neue Rahmenvertrag über die Arzneimittel¬versorgung nach § 129 Absatz 2 SGB V zwischen dem GKV-Spitzenverband und dem Deutschen Apothekerverband. Klarer geregelt wurde darin unter anderem der Nachweis der Nichtverfügbarkeit. In § 2 Definitionen sind unter Absatz (11) Nicht verfügbar die Erfordernisse für den Nachweis beschrieben. Nachweise vom Hersteller sind künftig nicht mehr gefordert – es genügen zwei Online-Anfragen beim Großhandel.
Die Ergebnisse jeder Online-Anfrage sowie die Rückmeldungen des Großhandels nach Bestellungen werden dazu in IXOS gespeichert und können entweder sofort im Verkaufsprozess oder auch nachträglich recherchiert und ausgedruckt werden. Damit die Online-Anfrage möglich ist, müssen in den Kontaktdetails Ihrer Großhändler auf der Seite Sendeparameter MSV3-Zugangsdaten hinterlegt sein und der Haken bei MSV3-Anfrage gesetzt sein. Mehr dazu lesen Sie in unserem Tipps&Tricks-Artikel Konfiguration eines neuen Großhändlers.

Die automatische Online-Anfrage

Es ist von großem Nutzen, die automatische Online-Anfrage für Verkaufsvorgänge und Trefferlisten zu aktivieren. So wird die (Nicht-)Verfügbarkeit bei jeder Nachlieferung im Verkauf und bei jeder Artikelsuche (z. B. Rabattvertrags-, aut idem- oder Importsuche) automatisch bei allen für die Online-Anfrage konfigurierten Großhändlern angefragt und in IXOS dokumentiert. Die Einstellungen dafür finden Sie im Menü Systempflege in den Systemeinstellungen unter Sortiment --> Warenlogistik.
Wählen Sie als Gültigkeitsbereich den gewünschten Arbeitsplatz aus. Auf der Seite Online-Anfrage/Bestellung können Sie nun die Punkte Automatische Online-Anfrage Artikeltrefferliste und Automatische Online-Anfrage Verkauf nach Wunsch mit Hilfe der Checkboxen aktivieren.
Nach Änderung und Verlassen der Einstellungen können Sie entscheiden, ob Sie die Änderung für alle Arbeitsplätze (Ja) oder nur für den ausgewählten Arbeitsplatz (Nein) übernehmen möchten.
Die automatische Online-Anfrage in Artikeltrefferlisten ist z. B. bei einer Rabattvertragssuche leicht in den Ergebnissen erkennbar und ermöglicht Ihnen die schnelle Auswahl eines lieferbaren Artikels. Der Tooltip zeigt Ihnen Details zur Lieferbarkeit bei den einzelnen Lieferanten.
Die automatischer Online-Anfrage im Verkauf bei jeder Nachlieferung findet im Hintergrund statt. Die Anfrage-Ergebnisse von Nachlieferungen im Verkauf, von automatischen oder manuellen Online-Anfragen in der Artikelverwaltung sowie die Rückmeldungen nach Bestellungen in der Warenlogistik werden in IXOS zuverlässig gespeichert und können jederzeit recherchiert oder ausgedruckt werden. Der Rahmenvertrag schreibt zwei Online-Anfragen als Nichtverfügbarkeitsnachweis vor. Mit der IXOS Online-Anfrage bei zwei oder mehr Großhändlern ist diese Anforderung erfüllt. Falls Ihre Apotheke nur mit einem Großhändler zusammenarbeitet, sollten Sie einen eigenen Prozess definieren, um die vorgeschriebenen zwei Anfragen in sinnvollem Zeitabstand sicherzustellen. Ein mögliches Vorgehen könnte sein, Rezepte, auf denen abzugebende Artikel bei der ersten Verfügbarkeitsanfrage während des Kassenvorgangs als nicht lieferbar vom Großhandel zurückgemeldet wurden, separat zu sammeln. Diese Rezepte oder die betreffenden Verordnungszeilen können dann später erneut an der Kasse gescannt bzw. eingegeben werden. Nach erfolgter Online-Anfrage kann der Kassenvorgang dann abgebrochen werden.

Recherche von Online-Anfrage-Ergebnissen

Sie können die Ergebnisse einer durchgeführten Online-Anfrage in der Artikelverwaltung oder Warenlogistik direkt ausdrucken. Wählen Sie dazu Online-Bestellung – Alt+F7 aus.
Entscheiden Sie, ob Sie Online-Anfrage für die gesamte Trefferliste oder nur den ausgewählten Artikel anzeigen möchten. Es öffnet sich das Fenster Online-Anfrage/Bestellung. Wählen Sie Rückmeldung GH drucken – F9 aus.
Wählen Sie aus, von welchen Lieferanten Sie Rückmeldungen drucken möchten und bestätigen Sie mit OK – F12. Sie erhalten eine Druckvorschau und können diese dann ausdrucken. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt Rückmeldungen der Online-Anfrage für einen bestimmten Artikel recherchieren möchten – etwa nach Erhalt einer Retaxation – suchen Sie den Artikel in der Artikelverwaltung heraus. Öffnen Sie die Details – F8 und wählen Sie dann Online Historie – Alt+F6
Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und bestätigen Sie mit OK – F12
Im Fenster Historie Online-Verfügbarkeitsanfrage sehen Sie nun alle Großhandels-Rückmeldungen für den betreffenden Artikel aus dem angegebenen Zeitraum. Mit Drucken – F9 wird Ihnen eine Druckvorschau angezeigt, die Sie schließlich mit Drucken – F12 ausdrucken können.
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