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Tipps & Tricks IXOS: Doppelt angelegte Kunden vereinen

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In der Apothekenpraxis kann es immer wieder dazu kommen, dass Kunden doppelt in IXOS angelegt werden, z. B. nach längerem Fernbleiben oder Umzug des Kunden oder auch nach einem Kontaktaustausch zwischen nahe gelegenen Filial- und Partnerapotheken.

Dies führt schnell dazu, dass verschiedene Daten auf zwei Kundenkonten verstreut abgespeichert werden und damit für die pharmazeutische Betreuung, aber auch für Zuzahlungslisten und andere Dienstleistungen keine vollständigen Informationen zur Verfügung stehen.

Um die Daten aus zwei Kontakten unkompliziert zu einem einzigen Kontakt zusammenzuführen, gibt es in IXOS die Funktion Dubletten bearbeiten. Wir zeigen Ihnen hier, wie Sie dabei vorgehen.

Öffnen Sie im Menü Beratung die Kontakte.

Geben Sie den Namen ins Suchfeld ein, bei dem Sie ein doppeltes Kundenkonto vermuten.

Wenn Sie zwei Kunden finden, bei denen Sie sicher sind, dass es sich um dieselbe Person handelt, wählen Sie Dubletten bearbeiten – F5.

 

Es öffnet sich das Fenster Dubletten für Bearbeitung auswählen. Markieren Sie hier die betreffenden Kontakte mit Hilfe der Checkbox – es können dabei auch mehr als zwei Kontakte ausgewählt werden, falls erforderlich. Wählen Sie dann Bearbeiten – F12 aus.

Nun öffnet sich das Fenster Kontakte mischen. Dort werden Ihnen neben dem Namen des Kontakts all jene Daten angezeigt, die bei den betreffenden Kontakten abweichen, je nach Datenmenge in mehreren aufeinanderfolgenden Fenstern.

Mit Vorbelegungen einblenden können Sie sich zusätzlich alle Daten anzeigen lassen, die von IXOS automatisch übernommen werden können – das sind entweder Daten, die bei beiden Konten identisch sind, oder Daten, die in einem Konto vorhanden sind und in dem zweiten fehlen.

Bei inkonsistenten Daten ist es erforderlich, dass Sie eine Auswahl treffen, welche Daten oder Einstellungen Sie in das zusammengeführte Kontaktkonto übernehmen möchten.

In unserem Beispiel ist für die Kundin bei dem Punkt Filialkettenweit gültig in einem Kundenkonto Ja, im anderen Nein hinterlegt. Wenn tatsächlich eine Einwilligung der Kundin für den Austausch von Daten bei den Filialen vorliegt, entscheiden Sie sich für Ja. Dazu klicken Sie zum Übernehmen des gewünschten Wertes auf das Symbol in der entsprechenden Spalte. Alternativ können Sie auch das Stift-Icon klicken und den gewünschten Wert händisch eingeben bzw. aus einer Dropdown-Liste auswählen – so können Sie auch in vielen Feldern Daten eingeben, die von den bisherigen Daten abweichen.

 

Nach Auswahl der gewünschten Einstellung bzw. der gewünschten Daten für das inkonsistente Datenfeld ändert sich das rote Symbol zu einem grünen Häkchen.

Sobald alle inkonsistenten Datenfelder entsprechend angepasst wurden, ist der Button Weiter > F12 nicht mehr ausgegraut und führt Sie ins nächste Fenster.

 

Im zweiten Fenster entscheiden Sie sich im Beispielfall für die vollständigere Anrede und Adresse der Kundin sowie für eine Kundennummer. Bestätigen Sie auch hier mit Weiter > F12.

 

Beachten Sie, dass Kundenkartennummern automatisch von allen älteren Kontakten auf den neuen Kontakt mit übernommen werden. Damit kann Ihr Kunde auch ältere Kundenkarten noch problemlos bei Ihnen nutzen.

Auch patientenindividuelle Merkmale wie Allergien und Erkrankungen werden vollständig aus den bisherigen Konten zusammengeführt.

 

Im letzten Schritt wählen Sie schließlich nach Bearbeiten der letzten inkonsistenten Daten Mischen – F12.

Sie erhalten einen Hinweis, dass dieser Schritt nicht mehr rückgängig zu machen ist. Die ursprünglichen Kontakte werden gelöscht und durch den neuen Kontakt mit den gewählten Daten ersetzt.

Bestätigen Sie mit Ja.

 

Nun erscheint die Kundin nur noch mit einem einzigen, vollständig zusammengeführten Kundenkonto in der Kontaktliste.

Ihr persönlicher
Ansprechpartner

Monika Karos, Pressekontakt PHARMATECHNIK Tel.: +49 8151 4442-562 Fax: +49 8151 4442-7800 Mail: m.karos@pharmatechnik.de

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