PHARMATECHNIK

XT FAQ

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Wie kann ich an der Kasse einen Geschenkgutschein erstellen und einlösen?

Damit Sie im laufenden Tagesgeschäft einfach und unkompliziert einen Gutschein erstellen und einlösen können, haben wir für Sie einen Tipps&Tricks-Artikel zu diesem Thema verfasst.
Klicken Sie hier und informieren sich.

Wie kann ich einen neuen Bediener anlegen?

Wenn Sie in Ihrer Apotheke einen neuen Mitarbeiter begrüßt haben, werden Sie einen neuen Bediener anlegen wollen.

Wie Sie dabei vorgehen, erfahren Sie in unserem Tipps&Tricks-Artikel.

Wie kann ich eine permanente Inventur durchführen?

Wie Sie in Ihrer Apotheke eine permanente Inventur durchführen können, zeigen wir Ihnen in unserem Tipps&Tricks-Artikel.

Wie kann ich eine Zuzahlungsliste erstellen?

Ihr Kunde wünscht eine Liste seiner persönlichen Zuzahlungen, die er im laufenden oder vergangenen Jahr geleistet hat, um diese beim Finanzamt einzureichen oder weil er sie für seine persönliche Buchhaltung benötigt.

Die Anleitung finden Sie in unserem Tipps&Tricks-Artikel.

Wie führe ich eine Jahresinventur bei POS-Lagerhaltung durch?

Wie Sie in Ihrer Apotheke eine Jahresinventur bei POS-Lagerhaltung durchführen können, zeigen wir Ihnen hier.

Was muss ich zum Jahreswechsel beachten?

Das Jahr 2021 geht in Riesenschritten dem Ende entgegen und es gibt einiges zu bedenken bzw. zu erledigen.
Damit Sie nichts vergessen und bestens vorbereitet ins Jahr 2022 gehen, haben wir für Sie eine Checkliste zusammengestellt. Dort finden Sie Hinweise zu Themen wie Inventur, Befreiungen löschen, offene Posten und vieles mehr.

Rufen Sie sich doch einfach den Tipps & Tricks- Artikel Checkliste – Empfehlungen zum Jahreswechsel auf.

Wie kann ich eine Inventur mit Inventurgeräten erstellen?

Wie Sie mit dem XT-Inventurprogramm eine Inventur mit Inventurgeräten durchführen können, lesen Sie in unserem Tipps&Tricks-Artikel.

Wie kann ich nachträglich einen Verkauf in der Bonverwaltung suchen?

An der Kasse wählen Sie die Taste Bon und geben das entsprechende Datum oder den Zeitraum ein (Standardeinstellung ist der aktuelle Tag).

Über Erweiterte Suche - F8 definieren Sie die Suche anhand von Eingaben in den Feldern Mitarbeiter, Kunde, Rezeptnummer, Artikelnummer (PZN) etc.

Im ersten Auswahlfenster legen Sie fest, ob Sie an einer bestimmten Kasse oder an allen Kassen suchen (hier geben Sie die Kassennummer 0 ein).

Sie können auch an allen Arbeitsplätzen suchen und erfassen damit u. a. auch Vorgänge in der Faktura oder der Gesundheitskarte.

Die Suche beginnen Sie abschließend mit Start Auswahl - F3.

Wichtig: Auch im Desktop können Sie unter dem Menü Verkauf - Verkaufshistorie die Bonverwaltung aufrufen. Es handelt sich um eine reine Suchfunktion: Druckfunktionen sowie Aktivieren/Stornieren sind nicht integriert.

Sie können alles incl. Screenshots in unserem Tipps&Tricks-Artikel nachlesen.

Wie kann ich Preisaktionen vorbereiten?

Wie Sie im Modul Kalkulationsmodelle Preisaktionen vorbereiten können, lesen Sie in unserem Tipps&Tricks-Artikel.

Welche speziellen Suchfunktionen gibt es an der Kasse und in der Artikelverwaltung?

Wie Sie gezielt nach Artikeln von bestimmten Herstellern, Packungsgrößen, Darreichungsformen oder Lagerartikeln suchen können, zeigen wir Ihnen in unserem Tipps & Tricks-Artikel.

Warum wurden MwSt.-Sätze aus bestimmten Auswertungen entfernt?

Die Angabe der MwSt.-Sätze wurde, da sie in folgenden Listen nicht relevanten sind, aus den entsprechenden Auswertungen der Gesundheitskarte entfernt:


•Einkäufe insgesamt
•Einkäufe Selbstmedikation
•Einkäufe Selbstmedikation und Zuzahlungen
•Zuzahlungen
•Verordnungen


Bei diesen Listen ist die MwSt. nicht relevant, da diese nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen (dies kann nur durch die Einzelbelege erfolgen).
Des Weiteren sind die Listen rein informative Ausdrucke/ Aufstellungen/ Aufsummierungen über bezahlte Beträge.

Wie kann ich versorgungsrelevante Wirkstoffe auswerten?

Wie Sie bspw. versorgungsrelevante Wirkstoffe mit Hilfe des Moduls XT-Listen und Analysen auswerten können, lesen Sie in unserem Tipps&Tricks-Artikel.

Wie kann ich die Rechnungsverwaltung innerhalb der Faktura nutzen?

Wie Sie die Rechnungsverwaltung innerhalb der Faktura nutzen können, lesen in unserem Tipps&Tricks-Artikel

Wie kann ich in der ABDA-Datenbank nach Synonymen suchen?

Ältere oder weniger gebräuchliche Bezeichnungen von Teedrogen oder chemischen Substanzen können die Bestellung von Kundenwünschen erschweren.

Bei der Recherche kann die ABDA-Datenbank helfen.

Wie Sie dabei vergehen sollten, können Sie in unserem Tipps&Tricks-Artikellesen.

Wie kann ich Teilbons erstellen?

Manche Kunden wünschen sich einen Teilbon, auf dem nur ein bestimmtes Subtotal ausgewiesen ist. Diesem Wunsch können Sie in XT nachkommen.

Lesen Sie dazu unseren Tipps&Tricks-Artikel.

Es gibt eine neue Vereinbarung zum Rahmenvertrag über die Abweichungen von den Austausch –und Auswahlregelungen, was muss ich hier beachten?

Eine Übersicht über den Inhalt der Vereinbarung und die Bedeutung für die Rezeptbelieferung finden Sie in der Sondermeldung "COVID-19: Vereinbarung zum Rahmenvertrag über Abweichungen von den Austausch- und Auswahlregelungen“

Viele Krankenkassen gestatten das Übergehen von Rabattverträgen, wenn ich einen Artikel nicht vorrätig habe. Wie gehe ich vor?

Die AOK Rheinland/Hamburg, die Ersatzkassen sowie <link www.deutsche-apotheker-zeitung.de/news/artikel/2020/03/19/weitere-kassen-lockern-rabattvertraege _blank>weitere Primärkassen</link> gestatten inzwischen das Übergehen von Rabattverträgen, wenn der Rabattartikel nicht auf Lager ist und bestellt werden muss.

Es dürfen stattdessen geeignete Lagerartikel unter Verwendung der üblichen Sonder-PZN für die unverzügliche Abgabe abgegeben werden. Diese Maßnahme soll helfen, die Verbreitung des Coronavirus SARS-CoV-2 zu verlangsamen.

Für die Rezeptbelieferung zulasten der teilnehmenden Kassen bedeutet dies folgendes:

  • Der Rahmenvertrag und die gültigen Rabattverträge sind grundsätzlich weiterhin zu beachten. Führen Sie die Artikelsuchen in IXOS/XT wie gewohnt durch, um nach Möglichkeit rabattbegünstigte Arzneimittel für Ihre Patienten auszuwählen.

  • Wenn ein rabattbegünstigter oder preisgünstiger Artikel nicht vorrätig ist, dürfen Sie den nächstgünstigen Artikel auswählen, der an Lager ist, ohne den vorrangig abzugebenden Artikel zu bestellen – auch wenn dieser Artikel lieferbar wäre.

  • Dies gilt für Rabattartikel ebenso wie für preisgünstige Artikel nach aut idem oder Importregelung.

  • Verwenden Sie in diesen Fällen das gewohnte Sonderkennzeichen PZN 02567024 mit dem Faktor 5 (bei Nichtabgabe Rabattartikel) oder 6 (Nichtabgabe preisgünstiger Artikel) wegen unverzüglicher Abgabe. IXOS/XT weist Sie im Verkaufsvorgang wie gewohnt auf die Notwendigkeit der Sonder-PZN hin.

  • Wir empfehlen, in diesen Fällen den Grund für die Nichtabgabe des Rabattartikels bzw. preisgünstigen Artikels auf dem Rezeptformular schriftlich zu dokumentieren (z. B. "Corona").

Immer mehr Kassen schließen sich in diesen Tagen dieser Regelung an. Bitte beachten Sie diesbezüglich entsprechende aktuelle Mitteilungen Ihres zuständigen Verbandes!

Mein Großhändler ändert die Bestellzeiten bzw. die Vertragsdaten - was muss ich tun?

In XT werden die Vertragsdaten automatisch täglich sowie nach jedem Serverstart bei den Lieferanten abgefragt. Jede Änderung wird mit einer Infocenter-Meldung signalisiert.

  • Wenn Sie die automatisch über MSV3 übermittelten Bestellzeiten in XT nutzen, müssen Sie hier nichts weiter tun.
  • Falls Sie eigene Bestellzeiten angegeben haben, können Sie die automatisch übermittelten mit Hilfe der Infocentermeldung nach Wunsch übernehmen.

Wie kann ich die Ansicht der Artikelverwaltung anpassen?

Damit Sie die Artikelverwaltung optimal nutzen können, haben Sie Möglichkeit die Ansicht zu konfigurieren. Lesen Sie dazu unsere<link fileadmin/user_upload/Pharmatechnik/Downloads/XT/Ansicht_der_Artikelverwaltung_konfigurieren.pdf _blank>Anleitung</link>

Wie kann ich abgelaufene Zuzahlungsbefreiungen löschen?

    Um abgelaufene Zuzahlungsbefreiungen zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

    • Öffnen Sie das Programm Serviceauswertungen unter dem Arbeitsbereich Büro.
    • Wählen Sie die Auswertung AblaufBefr. aus.
    • Drucken Sie die Liste aus oder brechen Sie den Druck mit Esc ab.
    • Bestätigen Sie die Abfrage mit Ja.

      Damit wurde bei den betroffenen Kunden der Status auf zuzahlungspflichtig gesetzt und das Befreiungsdatum gelöscht.

      Wie verhalte ich mich im Verkaufsvorgang bei technischen Störungen des securPharm-Systems?

      Wie Sie im securPharm-Störungsfall den Verkaufsvorgang durchführen können, lesen Sie in unserem <link file:6203 _blank>Tipps&Tricks-Artikel</link>.

      Wie kann ich die Preiskalulation bei Privatrezepten gestalten?

      Wenn Sie Ihre Preise bei nicht verschreibungspflichtigen Arzneimittelen individuell gestalten, so haben Sie aber auch die Möglichkeit bei Privatrezepten oder grünen Rezepten standardmäßig den ABDA-VK zu berechnen. Wie Sie dabei vorgehen, lesen Sie in unserem <link file:6140 _blank>Tipps&Tricks-Artikel </link>nach.

      Wie kann ich die Aut-idem-Suche konfigurieren und nutzen?

      Die Aut-Idem-Suche kommt sowohl bei der Belieferung von GKV-Rezepten als auch bei Privatrezepten zum Einsatz.

      Lesen Sie dazu unseren <link fileadmin/user_upload/Pharmatechnik/Downloads/XT/Tipps_zur_Aut-idem-Suche.pdf _blank>Tipps&Tricks-Artikel</link>

      Wie gehe ich vor, wenn ich einen Rabattartikel nicht abgeben kann?

      Die Abgaberangfolge laut Rahmenvertrag erfordert, dass auch bei einer Nichtabgabe von Rabattartikeln bevorzugt preisgünstige Artikel (nach aut idem oder preisgünstige Importe) abgegeben werden. Deshalb gehen Sie in solchen Fällen idealerweise wie folgt vor:

      Wenn Sie bei der Eingabe eines Rezeptverkaufs Rabattartikel angezeigt bekommen, diese jedoch nicht abgeben können (wegen Nichtlieferbarkeit, pharmazeutischen Bedenken oder zur Akutversorgung), können Sie die Rabattvertragssuche ganz einfach mit Esc abbrechen und gelangen dann automatisch in die korrekte nachfolgende Suche entsprechend der Abgaberangfolge des Rahmenvertrags.

      Falls es sich um ein Arzneimittel im Generikamarkt handelt:

      Es wird eine Aut-idem-Suche durchgeführt. In der Trefferliste der Aut-idem-Suche sehen Sie unter Preisgünstig (nach aut idem) alle preisgünstigen Artikel entsprechend der Aut-idem-Regelung aufgelistet. Wählen Sie das gewünschte Präparat aus. Beim Übernehmen in die Kasse wählen Sie dann das entsprechende Sonderkennzeichen für die Bedruckung aus.

      Falls es sich um ein Arzneimittel im Importmarkt handelt:

      Es wird eine Importsuche durchgeführt. Sie können nach Wunsch direkt einen Import aus der Liste auswählen, der den GKV-VK des verordneten Artikels nicht übersteigt. Zum Erreichen des Einsparziels von 2 % nach Rahmenvertrag ist jedoch die Auswahl eines preisgünstigen Imports sinnvoll, der nicht teurer ist als der verordnete.

        

      Alternativ können Sie aus einer Trefferliste auch direkt mit Import – F11 in die Importsuche bzw. mit Idem – F12 in die Aut-idem-Suche springen. Entfernen Sie bei Verwendung von Idem – F12 ggf. die Kostenträger-IK aus dem folgenden Fenster, um alle Präparate nach aut idem (und nicht nur Rabattartikel) anzuzeigen, und bestätigen mit Suche starten – F12.

      Nach einer zuvor durchgeführten Rabattvertragssuche ist der Weg über die Esc-Taste jedoch der schnellste und sicherste, da XT automatisch den richtigen Weg in entweder die Aut-idem-Suche oder die Importsuche einschlägt.

      Wie kann ich die Nichtverfügbarkeit gemäß Rahmenvertrag § 2 Absatz 11 belegen?

      Die Rückmeldungen des Großhandels nach Online-Anfragen werden automatisch für drei Jahre in XT gespeichert.

      Es kann daher nützlich sein, die automatische Online-Anfrage für Verkaufsvorgänge und Trefferlisten zu aktivieren. So wird die (Nicht-)Verfügbarkeit bei jeder Nachlieferung im Verkauf und bei jeder Artikelsuche (z. B. Rabattvertrags-, aut idem- oder Importsuche) automatisch in XT dokumentiert. Sie finden die Einstellungen dafür unter Systempflege -> Einstellungen / Variablen -> Kassenparam. Im Reiter Online-Anfrage können Sie die Punkte Automatische Online-Anfrage im Verkauf und Automatische Online-Anfrage der Artikeltrefferlisten kassenübergreifend aktivieren. Im Reiter Kassen -> Lokale Parameter lassen sich diese Einstellungen für die gewünschte Kasse individuell tätigen.

      Wenn Sie mit dem Rezeptscan arbeiten müssen Sie die Spalte Kz. Onlineanfrage konfigurieren, damit die Online Anfrage erfolgt und gespeichert wird.

      Um die Einstellung vorzunehmen gehen Sie wie folgt vor:

      Sie öffnen das Einstellungsfenster aus dem Rezeptscan-Fenster über die Funktionstaste Alt + F12 – Einstellungen. Unter dem Karteireiter Artikel-Spalten übernehmen Sie das Kennzeichen Kz. Onlineanfrage über die Pfeile von der linken auf die rechte Seite derTabelle. Speichern Sie die Änderung mit Speichern – F1.

      Wenn Sie die Ergebnisse einer durchgeführten Online-Anfrage in der Artikelverwaltung direkt ausdrucken möchten, wählen Sie Rückmeld. drucken OA – Alt+F8.

      Um in den Rückmeldungen für einen bestimmten Artikel zu recherchieren, suchen Sie den Artikel in der Artikelverwaltung heraus, öffnen Sie die Artikeldetails – F8 und wählen Sie dann OA Recherche – Alt+F8. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und bestätigen Sie mit OK – F12. So können Sie das Ergebnis in der Druckvorschau einsehen und dann ausdrucken.

      Um in Defektmeldungen des Großhandels zu recherchieren, können Sie das Programm Lieferungen anzeigen im Menü Sortiment aufrufen. Wählen Sie den Menüpunkt Rückmeldungen aus, geben Sie den gewünschten Auswertungszeitraum und bei Bedarf den gesuchten Artikel ein und bestätigen Sie mit OK – F12. Sie können das Ergebnis in der Druckvorschau einsehen und dann ausdrucken.

       Mehr dazu lesen Sie in unserem <link file:5905 _blank>Tipps&Tricks-Artikel</link> zum Thema.

      Hinweis: Für die Nutzung der Online-Anfrage ist eine schnelle Internetanbindung der Apotheken-Warenwirtschaft, in der Regel über einen DSL-Anschluss, Voraussetzung.

      Wie belege ich die Nichtverfügbarkeit, wenn ich mit nur einem Großhandel zusammenarbeite?

      Der Rahmenvertrag schreibt zwei Online-Anfragen als Nichtverfügbarkeitsnachweis vor. Mit der Online-Anfrage bei zwei oder mehr Großhändlern ist diese Anforderung erfüllt.

      Falls Ihre Apotheke nur mit einem Großhändler zusammenarbeitet, sollten Sie einen eigenen Prozess definieren, um die vorgeschriebenen zwei Anfragen in sinnvollem Zeitabstand sicherzustellen.

      Ein mögliches Vorgehen könnte sein, Rezepte, auf denen abzugebende Artikel bei der ersten Verfügbarkeitsanfrage während des Kassenvorgangs als nicht lieferbar vom Großhandel zurückgemeldet wurden, separat zu sammeln. Diese Rezepte oder die betreffenden Verordnungszeilen können dann später erneut an der Kasse gescannt bzw. eingegeben werden. Nach erfolgter Online-Anfrage kann der Kassenvorgang dann abgebrochen werden.

      Wie kann ich einen Lagerartikel zu einem Wirkstoff suchen?

      Wenn Sie zu einem Wirkstoff einen Lagerartikel suchen, können Sie das an der Kasse über die Erweiterte Suche machen. Wie Sie dabei vorgehen, lesen sie in unserem <link fileadmin/user_upload/Pharmatechnik/Downloads/XT/Lagerartikel_zu_einem_Wirkstoff_suchen.pdf _blank>Tipps&Tricks-Artikel</link>.

      Wie kann ich mir einen Hinweis auf den letzten Abverkauf an der Kasse konfigurieren?

      Wenn ein Kunde länger nicht mehr in Ihrer Apotheke war, kann es sein, dass sich in der Zwischenzeit die Krankenkasse geändert hat.

      Damit in so einem Fall eine falsche Zuordnung der Rabattverträge vermieden wird, sollte der neue Kostenträger in der Adressverwaltung aktualisiert werden.

      Wie Sie sich eine Hinweismeldung an der Kasse konfigurieren können, lesen Sie in unserem <link file:5860 _blank>Tipps&Tricks-Artikel</link>.

      Wie funktioniert ein übergreifender Verkauf im Apothekenverbund?

      Arbeiten Sie mit Partnerapotheken im Verbund, so haben Sie die Möglichkeit die Funktion Lagerabgleich zu nutzen, um Kunden evtl. Warte- oder Abholzeiten zu ersparen.

      Wie Sie dabei vorgehen, lesen Sie in unserem <link file:5803 _blank>Tipps&Tricks-Artikel</link>.

      Wie kann ich Angebotslisten verknüpfen?

      Um wirtschaftlich optimal zu bestellen, müssen die aktuellen Angebotslisten mit dem entsprechendem Großhändler in XT verknüpft werden.

      Wie Sie dies einstellen, lesen Sie in unserem Tipps&Tricks-Artikel.

      Informieren Sie sich <link file:5784 _blank>hier</link>.

      Wie kann ich einen neuen Großhändler anlegen?

      Wie ein neuer Großhändler in der XT-Warenlogistik richtig hinterlegt und konfiguriert wird, lesen Sie in unserem <link fileadmin/user_upload/Pharmatechnik/Downloads/XT/Neuer_Grosshandel.pdf _blank>Tipps&Tricks-Artikel </link>nach.

      Wie kann ich einen fiktiven Kunden anlegen, um optimal beraten zu können?

      Wie Sie sich einen fiktiven Kunden zur Beratung anlegen können, lesen Sie in unserem <link file:5722 _blank>Tipps&Tricks-Artikel </link>nach.

      Wie kann ich mich im Bestellprozess auf Kühlartikel hinweisen lassen?

      Sie haben die Möglichkeit, sich bei Bestellungen auf Kühlartikel hinweisen zu lassen. Wie Sie die entsprechenden Einstellungen vornehmen, zeigen wir Ihnen im Tipps&Tricks-Artikel.

      Wie kann ich Rezepte zur künstlichen Befruchtung beliefern und abrechnen?

       In unserem <link fileadmin user_upload pharmatechnik downloads xt kuenstliche_befruchtung.pdf _blank>Tipps&Tricks-Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Rezepte für Arzneimittel zur künstlichen Befruchtung sicher beliefern können. Klicken Sie den Link an und informieren sich.

      Wie kann ich nach einem internationalen Arzneimittel suchen?

      Wenn ein Patient mit einer AM-Packung aus dem Ausland in Ihre Apotheke kommt und das vergleichbare deutsche Präparat bestellen möchte, so haben Sie die Möglichkeit den Wirkstoff über die ABDA-Datenbank zu recherchieren.

      Wie Sie dabei vorgehen müssen, lesen Sie in unserem Tipps&Tricks-Artikelnach.

      Wie kann ich doppelt angelegte Adressen zusammenführen?

      Über die Versichertenkarte oder manuell haben Sie versehentlich Adressen doppelt in der Adressverwaltung angelegt.

      Um diese zusammenzuführen, müssen die Einträge in den Feldern Vorname, Name, Straße und Ort übereinstimmen.

      Wie das genau funktioniert, lesen Sie in unserem Tipps&Tricks-Artikel nach.

      Wo kann ich mich zu idealen Vorgehensweisen im Rahmen von securPharm informieren?

      Wir haben für Sie Best Practice Empfehlungen rund um securPharm zusammengestellt. Klicken Sie hier und informieren sich.

      Wie kann ich mich kompakt zum Start von securPharm informieren?

      Um Sie optimal auf den Start von securPharm vorzubereiten, haben wir für Sie das Wichtigste zusammengefasst. Klicken Sie unseren Tipps&Tricks-Artikelan und informieren sich.   

      Wie kann ich einen bevorzugten Lieferanten markieren?

      Wie Sie in XT einen Lieferanten als bevorzugt markieren können, zeigen wir Ihnen in unserem Tipps&Tricks - Artikel

      FAQs zum Thema Inventur

      Damit Sie sich über das Inventur-Handbuch und unsere Tipps&Tricks hinaus noch über besondere Fälle informieren können, haben wir für Sie eine Sammlung an FAQs zusammengestellt. Klicken Sie hier.

      Wie kann ich Ersatzartikel richtig verbuchen?

      Wie Sie Ersatzartikel richtig verbuchen und eine Abholung eines Ersatzartikels auflösen können, lesen Sie in unserem Tipps&Tricks-Artikel.

      POR-Lagerhaltung und securPharm – Wie muss ich meine Arbeitsweise umstellen?

      Ab dem 9. Februar 2019 müssen alle Apotheken in Deutschland die Echtheit von verifizierungspflichtigen Arzneimitteln bei der Abgabe überprüfen und diese aus der securPharm-Datenbank ausbuchen.
      Wie Sie bei POR-Lagerhaltung Ihre Arbeitsweise bis zu diesem Zeitpunkt umstellen, lesen Sie in unserem Tipps&Tricks-Artikel.

      Wie kann ich das securPharm-Zertifikat in XT hinterlegen?

      Ab dem 9. Februar 2019 müssen alle Apotheken in Deutschland die Echtheit von verifizierungspflichtigen Arzneimitteln bei der Abgabe überprüfen und sie aus der Datenbank ausbuchen.

      Für die Teilnahme an securPharm muss sich jede Apotheke bei der NGDA (Netzgesellschaft Deutscher Apotheker mbH) legitimieren.

      Wie Sie dabei vorgehen müssen, lesen Sie in unserem Tipps&Tricks-Artikel.

      Wie kann ich Verordnungsvorgaben in XT einsehen?

      In der Arzneimittel-Richtlinie (AM-RL) legt der G-BA sogenannte Verordnungsvorgaben fest. Ärzte können bestimmte Präparate nur unter festgelegten Bedingungen verordnen.

      Wie Sie die Verordnungsvorgaben in XT einsehen können, lesen Sie in unserem Tipps&Tricks-Artikel.

      Was bedeuten die Icons in der XT-Warenwirtschaft?

      Zeichen machen das Arbeiten in unserem Warenwirtschaftssystem leichter. Die meisten Icons sind mit Tooltips versehen.
      Damit Sie sich eine Übersicht über alle Icons machen können, haben wir Ihnen eine Liste zusammengestellt.
      Diese können Sie sich in unserem Tipps&Tricks-Artikelaufrufen und ggf. ausdrucken.

      Wie kann ich in XT Fingerprint einrichten?

      Um Sicherheit vor Fremdzugriffen zu ermöglichen, aber auch um das versehentliche Arbeiten auf dem falschen Bediener zu vermeiden, wurde die kostenpflichtige XT Fingerprint Benutzererkennung entwickelt.
      Wie Sie Fingerprint einrichten können, lesen Sie in unserem Tipps&Tricks-Artikel.

      Wie kann ich in XT eine Bedarfsermittlung durchführen?

      Gezielte Direktbestellungen größerer Mengen bei einzelnen Herstellern können sinnvoll sein, um von günstigen Einkaufskonditionen oder kurzfristigen Angeboten zu profitieren.

      Um solche Bestellungen optimal zu planen, können Sie in XT Auswertungen mit festgelegten Kriterien anzeigen und ausdrucken sowie die erhaltenen Daten weiterverarbeiten.

      Wie Sie dabei vorgehen, lesen Sie in unserem Tipps&Tricks-Artikel.
       

      Wie kann ich den Statistikübertrag zur Lageroptimierung nutzen?

      Wie Sie mit dem Statistikübertrag die Statistik eines ausgewählten Artikels auf einen anderen Artikel übertragen und damit Ihr Lager optimieren können, lesen Sie bitte in unserem dem Tipps&Tricks-Artikel nach.

      Wie kann ich die Einwilligungserklärung anpassen?

      Im Zuge der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wurden die Einwilligungserklärungen zur Speicherung personenbezogener Daten überarbeitet.
      Wie Sie diese nach Ihren Wünschen anpassen können, lesen Sie in unserem Tipps & Tricks-Artikel.

      Eine Video-Anleitung finden Sie zusätzlich auf unserem YouTube-Kanal.

      Welche Datenschutz-Einstellungen muss ich in XT vornehmen?

      Damit die Verarbeitung von Kundendaten sowohl rechtskonform als auch abgestimmt auf Ihre Abläufe in Ihrer Apotheke stattfinden kann, ist es wichtig, dass Sie einige Einstellungen in Ihrem XT-System vornehmen.
      Lesen Sie dazu in unserem Tipps&Tricks-Artikel.

      Wie kann ich an der Kasse die Zahlungsart wechseln?

      Auch wenn Sie einen Kassenvorgang abgeschlossen haben, können Sie trotzdem im Nachhinein die Zahlungsart korrigieren.

      Wie Sie dabei vorgehen müssen, lesen Sie in unserem Tipps & Tricks-Artikelnach.

      Wie finde ich problemlos erstattungsfähige Impfstoffe zur Abgabe und Abrechnung?

      Da bei Impfstoffen der Herstellerabschlag (Rabatt nach § 130a (2) SGB V) kammerbereichs-und kostenträgerspezifisch ist, kann es passieren, dass der in der Artikelverwaltung angezeigte GKV-VK bei Impfstoffen vom GKV-VK im Verkaufsvorgang abweicht.
      Wie Sie problemlos einen kostengünstigen Impfstoff zur Abrechnung finden können, lesen Sie in unserem Tipps&Tricks-Artikel.

      Wie kann ich Kompressionsstrümpfe nach Maß abrechnen?

      Wie Sie Kompressionsstrümpfe nach Maß korrekt abrechnen können, lesen Sie in unserem Tipps&Tricks-Artikelnach. 

      Kann ich im Normalverkauf einen Packzettel ausdrucken?

      Ja, Sie können aus einem Normalverkauf einen Packzettel drucken.
      Haben Sie mehrere Subtotals erfasst, werden Sie nach Anwahl von Packzettel - F9 gefragt, ob alle Subtotals, nur dieses Subtotal oder die Artikel der GKV-Rezepte auf den Packzettel gedruckt werden sollen.

      Die Lagerartikel werden jeweils getrennt nach Subtotal auf den Packzettel gedruckt.

      Möchten Sie die erfassten Lagerartikel alphabetisch und ohne Subtotal-Zuordnung auf den Packzettel drucken, markieren Sie bitte die Checkbox Artikel in alphabetischer Reihenfolge drucken in den Kassenparametern Bon-Konfig [Alt+F5], Konfiguration [Alt+F9].



      Wie kann ich jedem Mitarbeiter ein Kennwort zuweisen?

      Damit bestimmte Funktionen nur von den dafür vorgesehenen Mitarbeitern ausgeführt werden, kann es sinnvoll sein, wenn Sie eigene Kennwörter vergeben.
      Informieren Sie sich in unserem Tipps&Tricks-Artikel.

      Wie kann ich ein BtM aus der Artikeltaxe heraus zur Dokumentation anlegen?

      Mit Hilfe des kostenpflichtigen Programms BtM-info und Verwaltung können Sie unkompliziert und gesetzeskonform Ihre BtM-Dokumentation erledigen.
      Informieren Sie sich in unserem Tipps&Tricks-Artikel.

      Wie kann ich einen GTIN/EAN-Code mit der PZN verknüpfen?

      Im ABDA-Artikelstamm ist einigen Artikeln eine PZN, aber kein GTIN-bzw. EAN-Code zugeordnet. 
      Haben Sie in der Apotheke einen Artikel vorliegen, der zwar einen Barcode für die GTIN/EAN hat, aber keinen für die PZN, dann wird dieser beim Einscannen nicht erkannt.
      Wie Sie diese Problematik lösen können, lesen Sie in unserem Tipps&Tricks-Artikelnach.

      Wie kann ich tagesaktuell die neuesten Informationen der ABDATA einsehen?

      Besonders zu neueren Arzneimitteln gibt es oft aktuelle Informationen. Meldungen der AMK (Arzneimittelkommission) sollten im Apothekenalltag besonders beachtet werden.
      Mit dem kostenpflichtigen Modul Aktuelle Informationen können Sie alle Meldungen der ABDATA tagesaktuell aufrufen.
      Weiteres dazu können Sie in unserem Tipps & Tricks-Artikelnachlesen.

      Welche Besonderheiten gibt es bei der Abgabe von Hilfsmitteln?

      Wie Sie unkompliziert Hilfsmittel abgeben können, lesen Sie in unserem Tipps&Tricks-Artikel.

      Wie kann ich mich zur Teilbarkeit eines Medikaments in der Rabattvertrags- und aut idem-Suche informieren?

      Wie Sie sich innerhalb der Rabattvertrags- und aut idem-Suche über die Teilbarkeit eines Medikaments informieren können, zeigen wir Ihnen in unserem Tipps & Tricks-Artikel.

      Wie kann ich einen Artikel neu anlegen?

      Wie Sie vorgehen müssen, wenn Sie unabhängig vom Artikelstamm der ABDATA einen Artikel anlegen möchten, lesen Sie in unserem Tipps & Tricks-Artikelnach.

      Wie kann ich einfach und unkompliziert Blutprodukte, T-Arzneimittel, BtM, Ausgangsstoffe und Fertigarzneimittel dokumentieren?

      Wie Sie diverse Dokumentationen in Ihrer Apotheke durchführen können, zeigen wir Ihnen in unserem Tipps & Tricks-Artikel.

      Wie kann ich mit den CAVE-Daten Spezialfälle bearbeiten?

      Wie Sie Spezialfälle, z. B. Patienten mit Allergien, bearbeiten können, zeigen wir Ihnen in unserem Tipps&Tricks - Artikel.

      Wie kann ich Medikationspläne erstellen?

      Der bundeseinheitliche Medikationsplan soll die Arzneimittelsicherheit verbessern.
      Wie Sie diesen in der Apotheke erstellen können, zeigen wir Ihnen in unserem Tipps&Tricks-Artikel.

      Wie bearbeite ich telefonische Bestellungen?

      Wie Sie sich die Bearbeitung von telefonischen Kundenbestellungen erleichtern können, zeigen wir Ihnen in unserem Tipps&Tricks-Artikel.

      Wie kann ich die Wirkstoffsuche bei einer Wirkstoffverordnung nutzen?

      Wenn Ärzte den Wirkstoff auf Rezept verordnen, können Sie über die Wirkstoffsuche das passende Präparat finden.
      Wie Sie dabei vorgehen, können Sie in unserem Tipps&Tricks - Artikellesen.

      Wie kann ich Messdaten beim Patienten hinterlegen?

      Gesundheitswerte, wie z. B. BMI, Blutdruck oder Blutzucker, die sich Patienten in der Apotheke bestimmen lassen, können im kostenpflichtigen Medikationsmanagement dokumentiert werden.
      Wie Sie dabei vorgehen, können Sie in unserem Tipps&Tricks - Artikellesen.

      Wie kann ich meine Kunden optimal alternativmedizinisch beraten?

      Damit Sie Ihre Kunden optimal alternativmedizinisch beraten können, gibt es bei XT das kostenpflichtige Modul Alternative Medizin.
      Wie das Modul Sie unterstützt, können Sie in unserem Tipps&Tricks - Artikelnachlesen.

      Wie kann ich mir den Rohertrag anzeigen lassen?

      Es kann hilfreich sein, sich den Rohertrag für Medikamente anzeigen zu lassen, um z. B. zu entscheiden, ob es sich lohnt, dieses Medikament per Boten oder Post zu liefern.

      Wie Sie die Einstellungen im Kassenbild vornehmen können, zeigen wir Ihnen in unseremTipps&Tricks – Artikel.
       

      Wie kann ich Retaxationen mit 'Rx.secure' vermeiden?

      Retaxationen sind stets ärgerlich und außerdem oft kaum nachzuvollziehen, weil man dazu alte Datenstände zu Preisen und Rabattverträgen braucht.

      Mit dem kostenpflichtigen Modul Rx.secure können Sie schnell an Ihrer Kasse bzw. Artikelverwaltung alle wichtigen Informationen einholen.

      Die verfügbaren Daten reichen 24 Monate zurück.

      Wie Sie dazu vorgehen können, zeigen wir Ihnen hier.

      Kann man ein Dosieretikett an der Kasse ausdrucken?

      Um die Arzneimitteltherapiesicherheit zu erhöhen, haben Sie die Möglichkeit, an der Datenkasse Dosierungsetiketten für Laufkunden beim Totalabschluss auszudrucken.

      Klicken Sie hier, wie Sie dabei vorgehen müssen.

      Wie kann ich die Artikelposition im Verkauf tauschen?

      Damit Sie wissen, wie Sie eine Artikelposition im Verkauf tauchen können, haben wir für Sie einen Tipps&Tricks - Artikel verfasst.

      Klicken Sie hier, um sich zu informieren.

      Wie kann ich das Modul ‚Cross Selling‘ bei der Kundenberatung nutzen?

      Mit dem kostenpflichtigen Modul Cross Selling können Sie Ihren Kunden therapieunterstützende Zusatzmedikationen empfehlen.

      Wie Sie dabei vorgehen, lesen Sie in unserem Tipps&Tricks - Artikel.

      Wie kann ich nach Indikationen suchen?

      Um Ihre Kunden pharmazeutisch optimal zu betreuen, haben Sie die Möglichkeit nach Indikationen zu suchen.

      Wie Sie dabei vorgehen müssen, lesen Sie in unserem Tipps&Tricks - Artikel.

      Wie kann ich die Informationen nutzen, wenn ich Interaktionen angezeigt bekomme?

      Um Ihre Kunden pharmazeutisch optimal zu betreuen, werden Sie durch die Informationen der Interaktionsanzeige unterstützt.

      Wie Sie an die Informationen gelangen, lesen Sie in unserem Tipps&Tricks - Artikel.

      Habe ich die Möglichkeit, Rechnungsteilbeträge auf Ausfall zu setzten?

      Wenn Ihr Kunde nach einem bereits bezahlten Rechnungsteilbetrag den Restbetrag nicht begleichen kann, haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung mit dem Status Ausfall zu kennzeichnen. 

      Dazu markieren Sie in der Faktura im Navigationseintrag Rechn.-Verwaltung die entsprechende teilbezahlte Rechnung und wählen in der Spalte Status im Drop Down-Menü die Option Ausfall aus.

      Beispiel: Status 'Ausfall'

      Kann ich im Wareneingang die Rechungsnummer scannen?

      Sie können beim Buchen des Wareneingangs die Rechnungsnummer scannen.
      Diese wird automatisch in das Feld Rechnungsnr. eingetragen.

      Sie können dazu einen beliebigen Scanner Ihrer Apotheke verwenden.

      Wie kann ich den Medikationsplan bei der Medikamentenabgabe einlesen und aktualisieren?

      Wie Sie mit dem Modul Mediplan.smart den Medikationsplan Ihrer Patienten bearbeiten können, zeigen wir Ihnen in unserem Tipps&Tricks – Artikel.

      Wie kann ich mir Altersbegrenzungen für Medikamente anzeigen lassen?

      Wenn Sie die Lizenz des CAVE-Moduls besitzen, bekommen Sie mit einem Klick Altersbegrenzungen für Medikamente angezeigt.

      Somit können Sie unterschiedliche Altersgruppen in Ihrer Apotheke noch besser beraten und betreuen.
      Klicken Sie hierund informieren Sie sich in unserem Tipps & Tricks–Artikel.

      Wie kann ich in den Fachinformationen eines Präparates suchen?

      Wie Sie schnell und effektiv in den Fachinformationen eines Präparates suchen können, zeigen wir Ihnen in unserem Tipps&Tricks - Artikel.

      Wie kann ich mit dem Bonusmodell arbeiten?

      Mit der Vergabe von Bonuspunkte können Sie Kunden langfristig an Ihre Apotheke binden.

      Wir zeigen Ihnen mit unserem Tipps&Tricks - Artikel, wie Sie dabei vorgehen müssen.

      Wo finde ich die Geburtstagsliste?

      Sie rufen in der Adressverwaltung einen Kunden auf und öffnen mit Geburtstagsliste-F6 den Geburtstagslistendialog.

      Hier haben Sie die Möglichkeit, entsprechende Sucheingaben zu definieren, z.B. bestimmte Geburtsjahrgänge oder Jubiläen.
      Anschließend können Sie sich die erstellte Liste mit Drucken-F9 ausdrucken.

      Wie kann ich einen Rechnungsdruck wiederholen?

      Sie möchten bestimmte Rechnungen noch einmal ausdrucken. Sie rufen die Rechnungsverwaltung in der Faktura auf.

      Anhand der Selektionskriterien suchen Sie sich die nachzudruckenden Rechnungen heraus.
      Wenn die Rechnungen angezeigt werden, können Sie die entsprechenden mit Markierung-F8 kennzeichnen oder alternativ manuell ein Häkchen setzten.
      Mit Drucken-F9 starten Sie den Druckvorgang.

      Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit über MSV 3 ein Rückkaufauftrag gesendet werden kann?

      Um einen Rückkauf senden zu können, muss in den Vertragsdaten vereinbart sein: Rückkauf: JA.

      Des Weiteren muss die Auftragsart RK vorhanden sein.

      Auftragsart RK nicht vorhanden :
      Sollte die Auftragsart RK noch nicht verfügbar sein, können Sie diese nur im Single-User-Modus unter Systempflege > Einstellungen/Variablen > Variablenpflege > Var.Texte > Sendeparameter/Arten > Auftr.Arten in der linken Spalte mittels Ändern - F3 in eine leere Zeile hinzufügen.

      Anschließend müssen Sie unbedingt den PT-Desktop an allen Arbeitsplätzen neu starten, an denen am gleichen Tag ein Rückkauf gesendet werden soll.
      Ohne den Neustart wird der Auftrag trotz RK-Kennung noch als normale Bestellung gesendet

      Um einen Rückkaufauftrag zu senden, muss dieser in der Tagesübersicht des Bestellprogramms bzw. im Reiter Warenkorb in der Warenlogistik mit der Auftragsart RK versehen und aktiv an den Großhändler gesendet werden.
      In der Rückmeldung wird angezeigt, wenn die Rückkaufanforderung ausgeführt wurde.

      Es gibt keine Rückmeldung dazu, welche Artikel in welcher Höhe zurückgekauft werden. Dieses müssen Sie als Apotheke telefonisch klären oder Sie erhalten eine schriftliche Benachrichtigung.

      Außerdem ist es möglich, einen Rückkaufauftrag aus den XT-Retouren mit der Funktionstaste Rückkauf senden - F8 (Sortiment > Warenlogistik > Reiter Retouren) zu senden.
      Hier sind die gleichen Voraussetzungen notwendig, wie beim Senden aus der Tagesübersicht bzw. dem Reiter Warenkorb. Der Auftrag kann und muss nicht als Rückkauf gekennzeichnet werden.

      Notdienstfond (ANSG) - Wie kann ich die Selbsterklärung nachdrucken?

      Möchten Sie die Selbsterklärung zum Notdienstfond nachdrucken, so ist

      dies über die Kassenkonfiguration (Alt+U) – Notdienstfonds drucken

      möglich.

      Nach Auswahl Drucken - F12, öffnet sich das Fenster zur Bedruckung des Sonderformulars.

      Alternativ können Sie die Daten auch handschriftlich von einem vorab bedruckten Blatt Papier in das Formular übertragen.

      Bei detaillierten Fragen zum Apothekennotdienstsicherstellungsgesetz (ANSG) wenden Sie sich bitte an den DAV oder Ihren zuständigen Verband.

      Wie kann ich Sonderkennzeichen setzten?

      Wenn z.B. bei Hilfsmitteln ein Importartikel nicht lieferbar ist, müssen Sie ein Sonderkennzeichen setzten.

      Wie Sie dabei genau vorgehen, zeigen wir Ihnen in dem Tipps & Tricks-Artikel.

      Warum öffnet sich die Importsuche nicht bei jedem eingegebenen Importartikel?

      Vorbedingung ist, dass Sie in den Lokalen Parametern der Kassenkonfiguration den Schalter autom. Sprung Importe auf nur bei Rezept gesetzt haben.
      Möchten Sie die Einstellung an allen Kassenarbeitsplätzen vorbelegt haben, so müssen Sie dies an jedem einzelnen Arbeitsplatz vornehmen.

      Wenn Sie nun für ein Kassenrezept einen Artikel auswählen, überprüft das System im Hintergrund, ob ein preisgünstiger Import vorhanden ist.
      Ist kein Artikel vorhanden, welcher den gesetzlichen Bestimmungen zur Abgabe von preisgünstigen Importen entspricht, öffnet sich die Importsuche nicht und der Ausgangsartikel wird automatisch an die Kasse übernommen.

      Wie kann ich kundenbezogene Interaktionen dokumentieren?

      Wie Sie kundenbezogene Interaktionen dokumentieren können, erfahren sie in unserem Tipps&Tricks - Artikel.

      Klicken Sie hier und informieren sich.

      Wie kann ich ein Rezept ‚aut idem‘ kennzeichnen?

      Wenn Sie im Verkauf den Reiter Rezept gewählt haben, öffnet sich das Statusfenster.Hier wählen Sie Rezept AutIdem-F9. Damit haben Sie alle Artikel des Rezeptes als 'aut idem' gekennzeichnet.
      Wenn Sie nur einzelne Artikel kennzeichnen möchten, müssen Sie im Statusfenster nach Auswahl des Status 1 oder 0 mit OK-F12 bestätigen.
      Nach der Kostenträgerabfrage geben Sie den gewünschten Artikel ein. In der Taxauswahl wählen Sie Rezept-AutIdem-Strg+F1. Damit haben Sie nur diesen Artikel als 'aut idem' gekennzeichnet.

      Wie kann ich Lieferscheine stornieren?

      Über Büro wählen Sie das Programm Faktura aus. Hier suchen Sie über Suchen/Bearbeiten den gewünschten Lieferschein und unterlegen diesen.
      Mit der Tastenkombination Beleg stornieren-Strg+F7 stornieren Sie den ausgewählten Beleg. Mit F1 speichern Sie den Vorgang ab.
      Es wird eine Gutschrift erstellt. Lieferschein und Gutschrift sind automatisch geschlossen, da sie sich aufheben.

       

      Wie kann ich die Wirkstoffdossiers der ABDA-Datenbank nutzen?

      In den Wirkstoffdossiers der

      ABDA-Datenbank bekommen Sie pharmakologisches Lehrbuchwissen in

      digitaler Form unabhängig von den Fertigarzneimittelinformationen

      angeboten.

      Wie Sie mit den Wirkstoffdossiers arbeiten, können Sie in unserem Tipps & Tricks-Artikel lesen.

      Wie kann ich eine Liste über theoretische Zuzahlungen ausdrucken?

      Ihr Kunde möchte wissen, wie hoch seine jährlichen Zuzahlungen bzw. Mehrkosten wären, hätte er keine Befreiung.
      Die Liste dient der Einreichung bei der Krankenkasse für zukünftige Zuzahlungs-bzw. Mehrkostenbefreiung.
      Es stehen folgende Ausgabe Kriterien zur Verfügung:

      • theoretische Zuzahlung
      • theoretische Mehrkosten

      Sie können diese Auswertung entweder über Büro - XT Listen und Analysen, dort unter Basisliste – Service aufrufen oder unter Kombiliste-Verkauf.

      Dazu muss die Auswertung über Filter - F5 - Auswertungsart Service vorher eingebunden sein.
      Über Trefferliste - F12 kann die Auswertung gestartet werden.

      Nun geben Sie den gewünschten Zeitraum und die Kundennummer ein.
      Die Trefferliste wird angezeigt und kann für Ihren Kunden (über Drucken - F9) ausgedruckt werden.

      Arbeiten Sie mit dem Programm Listen und Analysen, wählen sie hier Kombinierte Auswertung aus.
      Auf der sich öffnenden Seite klicken Sie den Reiter Auswertung an. Nun können Sie die Verkaufs-Auswertung auswählen.

      Auf der Seite Kombinierte Auswertung (Verkaufs-Auswertung) wählen Sie den Reiter Listing.
      Danach gehen sie auf Suchen - F2 und geben in das Eingabefeld Theoretische Zuzahlungen ein.

      Da Sie für Ihren Kunden eine Liste ausdrucken möchten, wählen Sie den Reiter Ausgabe an und klicken als Ausgabeart Drucker an.
      Sie erhalten nun Vorgabe-Fragen zu Anfangsdatum, Endedatum, Kundennummer, Nachnamen und Vornamen des Kunden.

      Abschließend erhalten Sie die ausgedruckte theoretische Zuzahlungsliste.

      Wie pflege ich mit POS-Lagerhaltung Rezeptursubstanzen?

      Für Apotheken mit POS-Lagerhaltung lautet die Empfehlung, Rezeptursubstanzen als POS-Lagerartikel zu führen.

      Das hat für Sie folgende Vorteile:

      • Die Artikel erscheinen in der permanenten Inventur. Es wird also immer geprüft, welche Substanzen tatsächlich noch am Lager sind.
      • Die Artikel erscheinen auf den Verfalllisten. Es muss keine separate Liste für die Rezeptur generiert werden.
      • Die Artikel tauchen mit Menge (meist 1) in der Inventur auf – bei POR-Lagerhaltung würde die Menge geschätzt.
      • Der Verkauf erfolgt über den eigens angelegten Rezepturkunden mit 100% Rabatt. Dies löst automatisch eine Bestellung und Optimierung aus. Die manuelle Bestellung/Optimierung entfällt somit.
      • Ein Ausdruck für den Steuerberater ist möglich (Verwendungsliste). Dies erfolgt über den eigens angelegten Rezepturkunden.

      Wie kann ich einen gelöschten Kunden reaktivieren?

      Sie öffnen die Adressverwaltung  und starten die Erweiterte Suche über Deaktive Kunden-Strg+F2.

      Sie setzen in der Adresskartei-Deaktive Kunden bei dem entsprechenden Kunden ein Häkchen.
      Anschließend unterlegen Sie den gelöschten Kunden und reaktivieren ihn mit Reaktivieren-F10.

      Wie kann ich Retourengründe anlegen oder ändern?

      Über Systempflege öffnen Sie das Programm Einstellungen/Variablen.

      Im Navigationseintrag Variablenpflege wählen Sie den Menüpunkt Var. Texte und den Eintrag Retourengründe aus.

      Unter Retourengründe können Sie nun per Ändern - F3 die Retourengründe neu anlegen oder verändern.

      Wie kann ich einen J-Bon für das abgelaufene Kalenderjahr drucken?

      Über Büro rufen Sie sich das Programm Kassenabschluss auf.

      Sie wählen den Navigationseintrag Abschluss-Statistik. Es wird Ihnen die Liste der Abschlussbons angezeigt. Um sich den J-Bon anzeigen zu lassen, drücken Sie nun die Taste J.

      Im Navigationseintrag wählen Sie J-Bon aus. Mit Drucken-F9 können Sie sich nun den J-Bon (Jahres-Bon) des letzten Kalenderjahres ausdrucken lassen.

      Alternativ können Sie auch von der Kasse mit der Tastenkombination Kassenabschluß-Alt+F9 in das Programm Kassenabschluss wechseln.

      Wichtig: Der J-Bon wird erst am 1.Werktag des neuen Jahres automatisch erzeugt.

      Wie kann ich die Reihenfolge der erfassten Artikel im Verkaufsvorgang ändern?

      Wenn Sie nach Eingabe der Artikel im Vorkaufsvorgang die Reihenfolge ändern möchten, so können Sie dies unkompliziert vornehmen.

      Sie klicken auf das Mengenfeld des entsprechenden Artikels und verschieben ihn mittels Alt und der entsprechenden Pfeiltasten an die gewünschte neue Position.
      Dies funktioniert auch beim Auflösen von Abholscheinen, bei Botenbons, Rückstellhüllen und Kreditscheinen.

       

      Wie erstelle ich eine Rechnung?

      Sie rufen das Programm Faktura auf und wählen im Navigationseintrag Rechnung erstellen aus.

      Es öffnet sich das Fenster Rechnung erstellen.
      Unter Rechnungsart haben Sie verschiedene Auswahlmöglichkeiten:

      • Lieferscheine und Gutschriften
      • Nur Lieferscheine
      • Nur Gutschriften
      • Quittung
      • Neue Sofortrechnung
      • aus Kostenvoranschlag


      Sie wählen den entsprechenden Kunden aus und legen das Belegdatum fest. Mit OK-F12 bestätigen Sie Ihre Eingaben.

      Um eine Rechnung aus Lieferscheinen und Gutschriften zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

      • In dem Fenster Rechnungen erstellen wählen Sie Lieferscheine und Gutschriften aus.
      • Geben Sie den entsprechenden Kunden und das Belegdatumdatum ein.
      • Demarkieren Sie ggfs. mittels Leertaste oder durch Anklicken die Lieferscheine und Gutschriften, die nicht zur Rechnungserstellung hinzugezogen werden sollen.
      • Mit Skonto manuell-F7 können Sie Skonto vergeben.
      • Wählen Sie Erstellen-F5.
      • Die Rechnung können Sie nun im weiteren Schritt ausdrucken und sich eine Druckvorschau anzeigen lassen.


      Wie kann ich selbst angelegte Vereinbarungen/ Verträge verwalten?

      Möchten Sie individuelle Vereinbarungen einpflegen, gehen Sie wie folgt vor:
      Öffnen Sie über Sortiment das Programm A+V Hilfsmittelvertragsdatenbank und wählen Vereinbarungen verwalten-F8.

      Im Fenster Vereinbarungen verwalten können Sie nach gemeldeten und eigenen Vereinbarungen suchen (Suche-F2), eigene Vereinbarungen anlegen (Neu-F3), bearbeiten und löschen (Löschen-F4).
      Den eigenen Vereinbarungen können Sie Kostenträger (Kostentr.-verwalten-F5), ABDA-Gruppen (Gruppe-verwalten-F6) und einzelne Artikel (Artikel-verwalten-F7) zuordnen.
      Preise können je Verordnungstyp anhand einer Preisbasis oder einem Festpreis, ggf. auch je Tag, definiert werden.

      Selbst angelegte Vereinbarungen werden im Kassenfenster in blauer Schrift angezeigt.

      Wie kann ich mir bei der Bestellauslösung einen Hinweis auf Kühlartikel hinterlegen?

      Sie möchten abends keine Kühlartikel bestellen, da diese möglicherweise über Nacht in der Kiste lagern würden und nicht mehr verwendet werden können.

      Wenn Sie mit dem Programm Bestellungen arbeiten und den Hilfsauftrag über SamV auflösen, gehen Sie wie folgt vor:

      Über Systempflege rufen Sie das Programm Einstellungen/Variablen auf. Hier klicken Sie den Navigationslisteneintrag Variablenpflege an. Sie wählen zunächst den Reiter Param an und danach den Reiter HA-Par. Hier müssen Sie mit Ändern-F3 den Schalter 8 auf JA, JE NACH ANTWORT BESTELLEN stellen.
      Wird der Hilfsauftrag über Gesamt auflösen aufgelöst, so ist in der Variablenpflege nicht der Reiter HA-Par zuständig, sondern der Reiter Best-Abfr. Hier stellen Sie den Schalter 8 auf JA.

      Arbeiten Sie mit der Warenlogistik, dann greift der Reiter Best-Abfr..

      Wie kann ich mir eine Liste über alle Lagerartikel mit einer Lagertemperatur von max.20-25°C erstellen?

      Über Büro rufen Sie sich das Programm XT-Listen und Analysen auf. Sie wählen den Navigationseintrag Kombilisten und klicken Artikel an.
      Mit Neu-F3 starten Sie die Erstellung einer neuen Liste.
      Dieser geben Sie einen freien Namen, z.B. ‚Lagertemperatur max.20-25°C' und speichern mit Speichern-F1.

      Sie klicken Kriterium hinzufügen-F7 an. Ihnen werden die Selektionskriterien angezeigt. Hier wählen Sie in der Kategorie ABDA das Auswahlkriterium Lagertemperatur Max. aus.
      In der davor platzierten Check-Box stellen Sie mit ein und geben die gewünschten maximalen Lagertemperaturen ein.
      Wechseln Sie nun zur Kategorie Lagerdaten und wählen das Auswahlkriterium Lagerstatus aus.
      Bei Lagerstatus legen Sie den Status auf mit POR/POS fest.
      Sie speichern abschließend diese Eingaben mit OK-12 ab.

      Mit Trefferliste-F12 können Sie sich die Auswahl der Artikel, die bei max. 20-25°C gelagert werden müssen, anzeigen lassen.

      Möchten Sie sich diese Liste noch ausdrucken, so wählen Sie Drucken-F9. Hier konfigurieren Sie sich die Spalten nach Ihren Bedürfnissen, in dem Sie die Kriterien, die für Sie wichtig sind, anhaken.

      Nach Auswahl der entsprechenden Kriterien bestätigen Sie dieses Fenster mit Standard Liste-F12.

      Wie gehe ich vor, wenn ich Berechtigungen für Partnerapotheken eintragen möchte?

      Am Host geben Sie in das Feld F2 Suchen den Begriff 'Partner' ein. Es
      werden Ihnen mehrere Anwendungen zur Auswahl angezeigt, von denen Sie
      Partnerconfig auswählen. Es öffnet sich die Anwendung Partner & Mandanten-Übersicht.
      Wichtig: Die Änderung kann nur mit ‚Experten-Passwort' vorgenommen werden.

      In der linken Menüleiste wählen Sie Partner aus.
      Nun können Sie die eigene Apotheke/ Partner-Apotheke unterlegen.
      Mit Anzeigen-F5 öffnet sich die Übersicht Partner konfigurieren.
      In der linken Menüleiste gehen Sie auf Berechtigungen. In der sich öffnenden Seite sehen Sie folgende Reiter: Allgemein, Einkaufsdaten, Verkaufsdaten, Inventur, Retouren und Preise.
      Durch Setzen bzw. Entfernen von Häkchen, kann die Berechtigung je Partner erteilt bzw. gesperrt werden.
      Abschließend können Änderungen durch Speichern-F1 abgespeichert werden.

      Wie kann ich einen Artikel aus der Faktura an die Kasse holen?

      Sie möchten einen Artikel, der zuvor mit Rezeptnachreichung in die Faktura eingeleitet wurde, an die Kasse holen, da er bar bezahlt wird oder auf Rezept abgerechnet werden soll.

      Dazu müssen Sie an der Kasse den entsprechenden Kunden aufrufen. Dann geben Sie die Verkaufsart vor, z.B. Normal, Rezept oder Privat. Wenn Sie Faktura-F10 anklicken, werden Ihnen die Artikel angezeigt. Den gewünschten Artikel holen Sie mit Enter an die Kasse. Sie können nun wie gewohnt den Vorgang abschließen.

      Wie kann ich Rabattvereinbarungen zu einem Präparat finden?

      In unserem Tipps & Tricks-Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die aktuellen Rabattvereinbarungen zu einem Präparat finden können.

      Klicken Sie hier und informieren sich.

      Wie kann ich eine Faktura-Rechnung zur Bezahlung an die Kasse holen?

      An der Kasse wählen Sie aus der Adresskartei Ihren Kunden aus.

      Sie öffnen Beleg-Abrechnung-Strg+F10, wählen Rechnung-F5 und unterlegen die gewünschte Rechnung.
      Diese übernehmen Sie mit OK-F12 an die Kasse und schließen den Vorgang hier ab.

      Soll die Rechnung nur teilweise bezahlt werden, so müssen Sie nach Übernahme der Rechnung an die Kasse den Rechnungsbetrag im Kassenbild manuell in den gewünschten Zahlbetrag ändern.

      Wichtig: Nach Übernahme an die Kasse wird der Rechnungsbetrag anteilig in 7% und 19% MwSt. aufgesplittet.
      Dies müssen Sie bei der Teilzahlung beachten.
      Das heißt, der Teilzahlungsbetrag muss ggf. auch entsprechend aufgeteilt werden.

      Wie kann ich mir die Monatsumsätze eines Lieferanten anzeigen lassen?

      Über Sortiment rufen Sie sich das Programm Lieferantenpflege auf. Sie geben den gewünschten Lieferanten ein und bestätigen mit Enter.

      Sie wählen den Navigationslisteneintrag Einkaufswerte aus und bekommen die Monatsumsätze des Lieferanten gelistet.

      Sind Retouren noch nicht vergütet, wird Ihnen der Wert unter Retoure (bereits retourniert, noch nicht vergütetet) rechts oben angezeigt.
      Unter NettoEK. wird Ihnen der Netto-EK angezeigt (also Einkauf abzüglich Retoure o. Rabatt).


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      Warum ist die Gültigkeitsdauer von GKV-Rezepten beim Rezeptscan auf 28 Tage angepasst worden?

      In den Rahmenverträgen der GKV ist vorgeschrieben, dass ein Rezept innerhalb eines Monats nach Ausstellungsdatum in der Apotheke eingelöst werden muss.

      Der entsprechende Zeitraum wird von den einzelnen Krankenkassen unterschiedlich definiert - die Zeiträume differieren zwischen 28 und 31 Tagen.

      Um Sie als Apotheke gegen Retaxierungen abzusichern, wurde der erlaubte Zeitraum im Programm Rezeptscan angepasst.

      Der erlaubte Zeitraum wurde auf den kürzesten erlaubten Zeitraum von Ausstellungstag + 28 Tage geändert (vorher: Ausstellungstag + 30 Tage).
      Dieser Zeitraum kann sich um einen Tag verkürzen, wenn das errechnete Abgabedatum ein Sonntag ist.

      Ist der Abgabezeitpunkt überschritten, erhalten Sie folgende Rezeptscan-Meldung:
      Rezept-und/oder Abgabedatum sind ungültig.

      Das Abgabedatum wird in einem roten Feld dargestellt.

      Datensicherung - Was habe ich zu beachten?

      Sie sind als steuerpflichtige/r Apothekerin/Apotheker in der Funktion als Apothekenleiter/in verpflichtet, die Daten des verwendeten Warenwirtschaftssystems zu sichern.

      Dies ergibt sich u.a. aus den gesetzlichen Vorschriften über eine ordnungsgemäße, nachvollziehbare und revisionssichere Buchführung (HGB).

      Jeder Geschäftsvorfall vom ersten Verkauf am Morgen bis zum Kassenabschluss verändert die Daten an diversen Stellen Ihrer Warenwirtschaft. Nur mit Hilfe einer aktuellen Datensicherung auf einem externen Datenträger kann der Datenstand im Fall des Falles wieder rekonstruiert, der Datenverlust minimiert oder sogar ganz vermieden werden. Sichern Sie das Ergebnis Ihrer Arbeit daher durch regelmäßige Datensicherung ab. Dies gilt insbesondere bei einer POS-Warenwirtschaft.

      Beachten Sie die folgenden Vorgaben:

      • Tägliche Bewegungsdatensicherung: Verwenden Sie dazu zwei verschiedene Sicherungsmedien abwechselnd und in einem klaren Turnus. So vermeiden Sie es, die Datensicherung von gestern mit der von heute zu überschreiben. Eine typische Verwendung ist: Sicherungsmedium 1 am Montag, Mittwoch, Freitag. Sicherungsmedium 2 am Dienstag, Donnerstag, Samstag.


      • Zusätzlich (auf einem separatem Sicherungsmedium): Alle 14 Tage Bewegungsdatensicherung am Abend vor dem PAD-Stichtag.


      • Zusätzlich (auf einem weiteren separatem Sicherungsmedium): Bewegungsdatensicherung zumJahresabschluss / zur Inventur: Zum Abschluss Ihres Geschäftsjahres sollten Sie eine weitere Bewegungsdatensicherung durchführen. Führen Sie diese Sicherung idealerweise nach Abschluss der Jahresinventur durch.

        Wichtig: Bitte denken Sie auch an steuerliche Aufbewahrungsfristen zu digitalen Daten, beispielsweise auch im Rahmen eines Systemwechsels. Wir empfehlen an dieser Stelle eine Gesamtdatensicherung des Altsystems zu erzeugen und entsprechend aufzubewahren. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie bei Bedarf bei Ihrer Steuerberaterin / Ihrem Steuerberater.


      Stellen Sie durch eine eindeutige Beschriftung aller Sicherungsmedien sicher, dass eine Zuordnung auch zu einem späteren Zeitpunkt zweifelsfrei möglich ist!

      Idealerweise wird die Datensicherung nach Dienstschluss am Abend - also nach dem Erstellen des Kassenabschlusses, wenn alle Arbeitsplätze abgemeldet sind und sich das System im Single-User-Modus befindet - erstellt. Dadurch ist sichergestellt, dass während des Sicherungsvorgangs keine Daten durch andere Nutzer verändert werden und ein eindeutiger Datenstand gespeichert wird. Sollten einmal nicht alle Arbeitsplätze abgemeldet sein - z.B. bei einer Datensicherung, während der Mittagspause - geben Sie Ihren Mitarbeitern Bescheid, dass in den nächsten Minuten wegen der Datensicherung keine Daten verändert werden dürfen. Das heißt z.B. keine Verkäufe, keine Bestellungen, etc. durchführen.

      Eine Datenänderung während des Sicherungsvorgangs - z.B. durch einen Verkauf - führt automatisch zu der Warnmeldung: „Datensicherung nicht korrekt durchgeführt“.

      Grund: Die Daten auf dem Sicherungsmedium unterscheiden sich von denen auf dem Rechner.
       
      Die Warenwirtschaft unterstützt zur Erstellung von Datensicherungen folgende Medien:

      •   USB-Sticks und
      •   Sicherungsbänder.

      Wichtig: Bitte verwenden Sie für die Datensicherung auf USB-Stick nur den, von Pharmatechnik beziehbaren USB-Stick. Der erzeugte USB-Sicherungs-Stick enthält ein verschlüsseltes Dateisystem und kann mit herkömmlichen Computersystemen nicht gelesen werden.

      Die erzeugten Datensicherungen sollten nicht in der Nähe von magnetischen Feldern lagern, wie sie z.B. in jedem Elektrogerät und Telefon vorhanden sind. Lagern Sie die Bänder und USB-Sicks an einem einbruchsichern Ort, z.B. im Tresor.
      Vermerken Sie Datum und Uhrzeit der letzten Sicherung.


      Wie kann ich mir eine erstellte Rechnung ansehen?

      Über Verkauf wählen Sie das Programm Faktura aus. 

      Hier öffnen Sie die Rechnungsverwaltung und stellen die Selektionskriterien entsprechend ein. Mit OK-F12 bestätigen Sie Ihre Eingaben.

      Die gewünschte Rechnung wählen Sie mittels Pfeiltasten aus. Diese ist dann blau unterlegt.
      Sie klicken Drucken - F9 an und wählen bei der Abfrage Rechnung aus.

      Die Vorschau wird Ihnen angezeigt, wenn Sie das entsprechende Häkchen gesetzt haben.

      Mit Abbrechen - Esc können Sie anschließenden Druck abbrechen.

      Wird Ihnen keine Vorschau angezeigt wird, müssen Sie statt Drucken - F9 die Tastenkombination Strg + P wählen. Bei der Abfrage wählen Sie Rechnung aus.

      Das Fenster für Druckeinstellungen öffnet sich.

      Wenn Sie bei Vorschau und Einstellungen speichern ein Häkchen setzten, erhalten Sie immer die Vorschau vor dem Druck.

      Möchten Sie nur eine einmalige Vorschau erhalten, so dürfen Sie bei Einstellungen speichern keinen Haken setzten.

      Kann ich ein Hilfsmittel abrechnen, wenn ich der Vereinbarung /Pauschale noch nicht beigetreten bin?

      Wenn Sie einer Vereinbarung/Pauschale noch nicht beigetreten sind, können Sie trotzdem das Hilfsmittel abrechnen. 

      Dies liegt jedoch in Ihrer Verantwortung und kann zur Retaxation führen.

      Es erscheint entsprechend folgende Abfrage: „Sie haben eine beitrittspflichtige Vereinbarung/Pauschale ausgewählt, die noch nicht bearbeitet wurde. Möchten Sie die ausgewählte Vereinbarung/Pauschale trotzdem abrechnen?“, die Sie mit JA beantworten.

      Um sich in Zukunft die Abfrage zu ersparen, sollten Sie der entsprechenden Vereinbarung/Pauschale beitreten und dies anschließend in Ihrer Software hinterlegen.

      Dabei gehen Sie wie folgt vor:

      Über Sortiment gehen Sie das Programm A + V Hilfsmittelvertragsdatenbank.
      F5 – Vereinbar./ Pauschalen öffnet das Bearbeitungsfenster für Vereinbarungen und Pauschalen.

      Hier werden alle Vereinbarungen und Pauschalen der Kassen für A+V Artikel in Ihrem Kammerbezirk und bundesweit aufgelistet. Sie können über dieses Fenster Vereinbarungen/Pauschalen beitreten und austreten.

      Standardmäßig ist der Filter Status auf Nicht beigetreten eingestellt und das Fenster ist leer, da noch kein Suchbegriff eingegeben wurde.
      Geben Sie den Namen der Vereinbarung oder Teile der Vereinbarungsbezeichnung in das Suchfeld Vereinbarung ein. Bei alleiniger Eingabe des Platzhalters * zeigt das Programm standardmäßig alle Vereinbarungen, denen Sie noch nicht beigetreten sind.

      Bestätigen Sie Ihre Sucheingabe mit ENTER.

      Markieren Sie das entsprechende Kästchen der Vereinbarung/Pauschale in der ersten Spalte und sichern Ihre Änderung mit F1 Speichern.

      Wie kann ich beim Aufruf der Gesundheitskarte den Zeitraum der Abverkäufe erweitern?

      Wenn Sie nicht über Strg + F6 Filter-Auswahl den Zeitraum der Anzeige der Abverkäufe temporär einstellen wollen, gehen Sie wie folgt vor:
      Sie öffnen unter Beratung das Programm Gesundheitskarte und wählen den gewünschten Kunden aus. Sie können nun mit Alt + F12 die Einstellungen öffnen.

      Es erscheint das Fenster Einstellungen für Gesundheitskarte u.a. mit folgender Abfrage: ‚Wie viele Monate zurück sollen die Abverkäufe angezeigt werden?'

      Hier tragen Sie die Anzahl der gewünschten Monate ein und bestätigen Ihre Eingabe mit OK-F12.

      Bitte beachten Sie, dass der Aufbau der Anzeige länger dauert, je mehr Monate aufgerufen werden müssen. Wir empfehlen daher, nicht mehr als 12 Monate einzustellen.

      Wie kann ich die Abfrage nach Rezeptdatum einstellen?

      In den allgemeinen Kassenparametern könne Sie die Abfrage Rezeptdatum einstellen.

      Dazu öffnen Sie im Kassenfenster über ALT+D die Konfiguration.
      Hier wählen Sie den Reiter Allgemeine Parameter an.

      Nun können Sie unter Abfrage Rezeptdatum zwischen Sonderfälle, Nie und Immer wählen.



      Haben Sie Ihre individuelle Einstellung gewählt, speichern sie diese mit Speichern-F1 ab und starten das Kassenprogramm neu.

      Haben Sie Immer aktiviert, erfolgt die Rezeptdatumsabfrage bei allen GKV-Rezepten direkt nach der Auswahl des Rezeptstatus. Die Prüfung auf Gültigkeit erfolgt sofort.

      Mit Sonderfälle sind folgende Rezepte klassifiziert:
      • BTM Rezept
      • T-Rezept
      • Rezept mit Isotretinoin für Frauen
      Hier erfolgt die Abfrage bei GKV-und Privatrezepten.
      Das Ausstellungsdatum wird nach der Eingabe des ersten Artikels abgefragt.

      Nach Eingabe des Arzneimittels an der Kasse werden Sie aufgefordert, das Ausstellungsdatum des Rezeptes einzugeben. Sie bestätigen mit OK-F12 ihre Eingabe oder brechen mit Abbrechen-Esc noch vor Eingabe die Prüfung ab.

      Zu beachten ist, dass die Abfrage nach dem Ausstellungsdatum bei Auflösung von Rezept fehlt/ Rückstellungen erfolgt, wenn bei der Erstellung kein, ein ungültiges oder abgelaufenes Datum eingegeben wurde.
      Ist der Schalter Aktuelles Datum auf Rezept aktiv, bezieht sich die Prüfung der Rezeptgültigkeit auf das aktuelle Datum.
      Ist der Schalter deaktiv, bezieht sich die Datumsprüfung auf den Zeitpunkt der Erstellung.

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