PHARMATECHNIK

IXOS FAQ

Kategorie

Klicken Sie auf Jetzt suchen um innerhalb der ausgewählten Kategorie nach dem eingegebenen Stichwort zu suchen.

Welche Daten und Dokumente werden beim Kassen-Nachschau Export erzeugt?

Es werden zum einen die Daten exportiert inkl. eines Begleitdokuments, welches die Exportfelder beschreibt, sowie die Verfahrensdokumentation des Herstellers (PHARMATECHNIK GmbH & Co. KG).

Kassen-Nachschau: Was ist die Verfahrensdokumentation des Herstellers und wo erhalte ich diese?

Die Verfahrensdokumentation des Herstellers muss gemäß den GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) von 1995 für jedes DV-gestützte Buchführungssystem erstellt und bei einer Betriebsprüfung und Kassen-Nachschau an den Prüfer übergeben werden. 

Die Verfahrensdokumentation des Herstellers (PHARMATECHNIK GmbH & Co. KG) für IXOS oder XT, wird automatisch mit dem Datenexport für die Kassennachschau erzeugt und kann gemeinsam mit den exportierten Daten an den Prüfer übergeben werden.

Kassen-Nachschau: Was ist die innerbetriebliche Verfahrensdokumentation und wer muss diese erstellen?

Die eigene Verfahrensdokumentation bildet die innerbetrieblichen Abläufe in der Apotheke in Bezug auf die Nutzung des Warenwirtschaftssystems ab. Die innerbetriebliche Verfahrensdokumentation muss durch die Apotheke erstellt werden.

Kassen-Nachschau: Was muss ich in meiner Apotheke hinsichtlich einer Kassen-Nachschau wissen bzw. berücksichtigen?

Ab dem 01.01.2018 wird die Finanzverwaltung noch flexibler: Ohne Ankündigung und auch außerhalb einer Betriebsprüfung dürfen Finanzbeamte dann eine Kassen-Nachschau vornehmen. Was das für Sie konkret bedeutet und wie Sie sich optimal auf die Kassen-Nachschau vorbereiten können, erklärt Ihnen der renommierte Steuerberater Dr. Bellinger in seinem ‚Kassen-Nachschau-Merkblatt für Apotheker‘.

Hier können Sie sich das Merkblatt von Herrn Dr. Bellinger runterladen.

PHARMATECHNIK selbst darf Sie in steuerlichen Fragen weder beraten noch Empfehlungen aussprechen. Bei weiterführenden Fragen setzen Sie sich bitte direkt mit Ihrer steuerlichen Vertretung in Verbindung.

Kassen-Nachschau: Wie unterstützt mich PHARMATECHNIK bei einer Kassen-Nachschau?

PHARMATECHNIK unterstützt Sie funktional, indem z.B. die Weitergabe der elektronischen Daten an den Prüfer bequem und problemlos möglich ist. Wir haben hierfür extra einen Kassen-Nachschau-Datenexport eingerichtet. Sie finden diesen in beiden Warenwirtschaftssystemen (XT/IXOS) unter dem Menüpunkt 'Büro'.

Unser Tipp: sprechen Sie mit Ihrer Steuerberaterin / Ihrem Steuerberater, wie Sie Ihren Wechselgeldbestand so dokumentieren, dass damit jederzeit die Kassensturzfähigkeit gewährleistet ist.

Betriebsprüfung: Was ist unter dem Begriff ‚Organisationsunterlagen‘ zu verstehen?

Die oftmals ‚Bedienungs- und Programmieranleitungen‘ genannten Dokumente entsprechen unseren bisherigen Erfahrungen nach unserem Anwenderhandbuch sowie den jeweiligen Update-Informationen, auf die Sie jederzeit im System einen Zugriff haben. Zudem stellen wir Ihnen im Rahmen einer Betriebsprüfung mit jedem GoBD-Datenexport auch eine ‚Software-Verfahrensdokumentation‘ sowie weitere begleitende Unterlagen (u.a. auch eine Begleitdokumentation zu den Datenquellen des Exports) zur Verfügung.

Unser Tipp: sprechen Sie mit Ihrer Steuerberaterin / Ihrem Steuerberater, was Sie in Ihrer Verantwortung als Steuerpflichtige / Steuerpflichtiger außer den von uns zur Verfügung gestellten Unterlagen noch zusätzlich an Betriebsdokumentationen zu erstellen haben.

Betriebsprüfung: Was muss ich hinsichtlich der Aufbewahrung von Daten aus der Warenwirtschaft beachten?

PHARMATECHNIK selbst archiviert zu keinem Zeitpunkt individuelle (Bewegungs-)Daten seiner Kunden. Für eine sachgerechte Aufbewahrung/Archivierung ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Bitte beachten Sie die besondere Notwendigkeit der Daten-Archivierung im Falle eines Systemwechsels und die Klärung der Wiederherstellbarkeit des 'Alt-Systems'.

In beiden Pharmatechnik-Warenwirtschaftssystemen XT und IXOS kann ein sogenannter 'GoBD-Datenexport' erzeugt und auf einem externen Speichermedium abgelegt werden. Dieser Datenexport beinhaltet auch die geforderten Strukturinformationen (Datei 'index.xml'), damit die Daten im Rahmen einer Betriebsprüfung in die Prüfsoftware IDEA eingelesen werden können.

Bitte beachten Sie auch für dieses Sicherungsmedium eine entsprechend sachgerechte Aufbewahrung.

Haben Sie Fragen?