WebCollege
Webinare

Freies Textfeld für persönliche Informationen...
z.B. der Apothekenleitung an die Mitarbeiter...


Tipps & Tricks IXOS Juni 2018

Beschreibung

Datenschutz-Einstellungen in IXOS

Für die seit 25. Mai geltende Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind Sie mit IXOS bestens gerüstet.

Wichtig ist dabei, dass Sie nun einige Einstellungen in Ihrem IXOS-System tätigen, damit die Verarbeitung von Kundendaten sowohl rechtskonform als auch perfekt abgestimmt auf die individuellen Abläufe in Ihrem Apothekenbetrieb stattfinden kann.

Antworten auf allgemeine Fragen zur DSGVO können Sie in unserer FAQ zum Thema nachlesen.

Festlegen eines Datenschutzbeauftragten

Wenn Sie in Ihrer Apotheke einen Datenschutzbeauftragten bestellt haben, sollten Sie diesen im Firmenstamm von IXOS hinterlegen. Damit erscheint dieser dann auch namentlich auf dem IXOS-Formular Kunden-Einwilligungserklärung zur Speicherung personenbezogener Daten, wie es die DSGVO vorsieht.

Sie finden den Firmenstamm im Menü Systempflege.

NavigierenSie auf die Seite Finanzen undtragen Sie den Namen des zutreffenden Mitarbeiters im Feld Datenschutzbeauftragter ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Speichern – F1.

Wenn Siedas Berechtigungssystem und den Arbeitsplatzschutz in IXOS nutzen, umtechnisch abzusichern, dass nur der Datenschutzbeauftragte Zugriff aufgesperrte personenbezogene Daten hat, sollten Sie diesem die Rechte „Auskunft über personenbezogene Datenerstellen“, „Gesperrte Kontaktdatenbearbeiten“ sowie „Systemeinstellungenstarten“ zuweisen.

Damitkann der Datenschutzbeauftragte die Auswertung von gespeicherten Daten einerPerson (Artikel 15 DSGVO) erstellen, gesperrte Kontakte wieder sichtbar machenund bearbeiten sowie Änderungen an Sperr- und Löschfristen vornehmen.

Wie Siedas Berechtigungssystem und den Arbeitsplatz konfigurieren und nutzen, könnenSie in unserem Tipps&Tricks-Artikel Rollen und Rechteverwaltung nachlesen.

Einstellen der Sperr- undLöschfristen

DieSperr- und Löschfristen für Kundendaten müssen vom Verantwortlichen(Apothekenleiter) bzw. dem Datenschutzbeauftragten festgelegt und in IXOS eingestelltwerden.

StartenSie dazu das Modul Systemeinstellungen,das Sie im Menü Systempflege finden.

WählenSie dort im Menü Beratung die Kontakte aus.

NavigierenSie auf die Seite Datenschutz.Tätigen Sie dort folgende Einstellungen:

  • Die Hinweismeldungauf fehlende Einwilligungserklärung ist optional und kann Ihnen helfen,beim Erstellen oder Ändern von Kundendaten DSGVO-konform zu arbeiten.
  • Sperrfristfür Laufkunden:Legt fest, wie lange ein Laufkunden-Kontakt im System aktiv ist, bevor erautomatisch in den Zustand Gesperrtwechselt. Maßgeblich ist dabei das Anlagedatum des Laufkundenkontakts, nichtdas Datum des letzten Verkaufs. Da Laufkunden keine Einwilligungserklärungunterschrieben haben, ist die hier angegebene Sperrfrist typischerweise sehrkurz.
  • Sperrfristfür Daten aus Freitextfeldern: Auch in Freitextfeldern anverschiedenen Stellen von IXOS können sich Kundendaten eingeben lassen. DiesePersonendaten werden nur im engen Kontext eines einzelnen Vorgangs benötigt undihre aktive Speicherung ist datenschutzrechtlich in der Regel nur für einenkurzen Zeitraum zu rechtfertigen.
  • Sperrfristfür personenbezogene Daten: Legt fest, nach wie vielen Monaten stammdatenabhängigepersonenbezogene Daten automatisch vom System gesperrt werden sollen.
  • GesperrteLaufkunden löschen: Legt fest, nach wieviel Tagen gesperrte Laufkundenendgültig aus dem System gelöscht werden.

Gesperrte personenbezogene Daten sind inder IXOS-Datenbank zwar weiterhin gespeichert, stehen den regulärenArbeitsprozessen jedoch nicht mehr zur Verfügung. Insbesondere sind gesperrteDaten in Kundensuchen und -auswertungen nicht mehr sichtbar. Bei Vorgangs- undDokumentationsdaten mit Kundenbezug werden die Daten nach der Sperrung derzugeordneten Kundenstammdaten anonymisiert als *** (Sterne) dargestellt.

Kundenstammdatenkönnen im Modul Kontaktverwaltung jederzeit auch durch Löschen – F4 in den Zustand Gesperrtgesetzt werden.

GesperrteDaten sind damit eine Vorstufe zum Löschen und dürfen nur durch die für denDatenschutz verantwortliche Person aus berechtigten Gründen (z. B.Betriebsprüfung, pharmazeutische Nachweispflichten) wieder offengelegt werden.

Hinweis: Die Entscheidung über die korrekten Werte in denDatenschutzeinstellungen ist von den Gegebenheiten und der Arbeitsweise derApotheke abhängig und obliegt allein dem für den Datenschutz in der ApothekeVerantwortlichen. PHARMATECHNIK kann keine Vorgaben oder Empfehlungen fürsinnvolle Werte Ihrer Apotheke geben. Gegebenenfalls muss sich derVerantwortliche mit der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, seinemRechtsbeistand oder auch den Standesvertretungen über die sinnvollenEinstellungen beraten.

Preis, Termin & Ort

0 € zzgl. gesetzl. MwSt. pro Person

Haben Sie Fragen?