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Tipps & Tricks XT Juni 2018

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Beschreibung

Datenschutz-Einstellungen in XT

Für die

seit 25. Mai geltende Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind Sie mit XT

bestens gerüstet.

Wichtig

ist dabei, dass Sie nun einige Einstellungen in Ihrem XT-System tätigen, damit

die Verarbeitung von Kundendaten sowohl rechtskonform als auch perfekt

abgestimmt auf die individuellen Abläufe in Ihrem Apothekenbetrieb stattfinden

kann.

Antworten

auf allgemeine Fragen zur DSGVO können Sie in unserer FAQ zum

Thema nachlesen.

Festlegen eines Datenschutzbeauftragten

Wenn Sie

in Ihrer Apotheke einen Datenschutzbeauftragten bestellt haben, sollten Sie

diesen im Firmenstamm von XT hinterlegen. Damit erscheint dieser DSGVO-konform auch

namentlich in der Information nach Art.

13 Datenschutzverordnung, die zum XT-Formular Einwilligungserklärung zur Datenspeicherung gehört.

Öffnen

Sie dazu die Einstellungen / Variablen

im Menü Systempflege.

Navigieren

Sie auf die Seite Firmenstamm.

 

Im

Firmenstamm wählen sie den Navigationseintrag Finanzen aus. Tragen Sie den Namen des zutreffenden Mitarbeiters im

Feld Datenschutzbeauftragter ein.

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Speichern

– F1.

Wenn Sie

die Berechtigungsverwaltung mittels

Benutzerkennwörtern in XT nutzen und technisch absichern möchten, dass nur der

Datenschutzbeauftragte Zugriff auf deaktivierte personenbezogene Daten hat, weisen

Sie den Funktionen „Anzeige deaktiver Kunden“ und „Reaktivierung deaktiver

Kunden“ (zu finden in Einstellungen / Variablen → Bediener & Kennwörter →

Kennwörter → Funktionen) ein Kennwort bzw. den betreffenden Mitarbeiter zu.

 

Wie Sie die

Berechtigungsverwaltung konfigurieren und nutzen, können Sie in unserem

Tipps&Tricks-Artikel Berechtigungsverwaltung

nachlesen.

Einstellen der Deaktivierungs-

und Löschfristen

Die Deaktivierungs-

und Löschfristen für Kundendaten müssen vom Verantwortlichen (Apothekenleiter)

bzw. dem Datenschutzbeauftragten festgelegt und in XT eingestellt werden.

 Starten

Sie dazu die Adressverwaltung, die

Sie im Menü Beratung finden.

Wählen

Sie dort Einstellungen – Alt+F12

aus.

Navigieren

Sie auf die Seite Fristen DSGVO.

Tätigen Sie dort folgende Einstellungen:

Kundenkonten,

welche mind. [..] Monate nicht genutzt wurden, werden automatisch deaktiviert: Legt

fest, nach wie vielen Monaten stammdatenabhängige personenbezogene Daten

automatisch vom System deaktiviert werden sollen.

  • DeaktivierteKundenkonten werden nach [..] Monaten automatisch gelöscht: Legtfest, wann deaktivierte Kundenkonten endgültig gelöscht werden. Durch dieLöschung eines Kundenkontos werden auch die Verknüpfungen des Kunden zuvorhandenen Belegen, jedoch nicht die Belege an sich gelöscht. GelöschteKundendaten sind nicht wiederherstellbar.
  • DeaktivierteLaufkundenkonten werden nach [..] Tagen automatisch gelöscht: Legtfest, nach wieviel Tagen deaktivierte Laufkunden endgültig aus dem Systemgelöscht werden.
  • Bontextewerden nach [..] Tagen automatisch gelöscht: Auch in Bontexten können sich kundenbezogeneDaten eingeben lassen. Diese Personendaten werden nur im engen Kontext eineseinzelnen Vorgangs benötigt und ihre aktive Speicherung istdatenschutzrechtlich in der Regel nur für einen kurzen Zeitraum zurechtfertigen.

 Speichern

Sie Ihre Änderungen mit Speichern – F1.

Bei

deaktivierten Kundenkonten erlischt die Einwilligungserklärung. Deaktivierte

Kundendaten sind in der XT-Datenbank zwar weiterhin gespeichert, stehen den

regulären Arbeitsprozessen jedoch nicht mehr zur Verfügung. Deaktivierte Kunden

bleiben mit vollständig erfassten Daten in den Belegen stehen. Belege zu

deaktivierten Kunden können Sie jedoch nicht mehr über den Kundennamen, sondern

nur noch über die Belegnummern finden.

 

Sie haben

weiterhin jederzeit die Möglichkeit, Kundenkonten auch manuell in der

Adressverwaltung zu deaktivieren.

Deaktivierte

Daten sind damit eine Vorstufe zum Löschen und dürfen nur durch die für den

Datenschutz verantwortliche Person aus berechtigten Gründen (z. B.

Betriebsprüfung, pharmazeutische Nachweispflichten) wieder offengelegt werden.

Hinweis: Die Entscheidung über die korrekten Werte in den

Datenschutzeinstellungen ist von den Gegebenheiten und der Arbeitsweise der

Apotheke abhängig und obliegt allein dem für den Datenschutz in der Apotheke

Verantwortlichen. PHARMATECHNIK kann keine Vorgaben oder Empfehlungen für

sinnvolle Werte Ihrer Apotheke geben. Gegebenenfalls muss sich der

Verantwortliche mit der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, seinem

Rechtsbeistand oder auch den Standesvertretungen über die sinnvollen

Einstellungen beraten.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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