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Tipps & Tricks IXOS Juni 2018

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Beschreibung

Datenschutz-Einstellungen in IXOS

Für die seit 25. Mai geltende Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind Sie mit IXOS bestens gerüstet.

Wichtig ist dabei, dass Sie nun einige Einstellungen in Ihrem IXOS-System tätigen, damit die Verarbeitung von Kundendaten sowohl rechtskonform als auch perfekt abgestimmt auf die individuellen Abläufe in Ihrem Apothekenbetrieb stattfinden kann.

Antworten auf allgemeine Fragen zur DSGVO können Sie in unserer FAQ zum Thema nachlesen.

Festlegen eines Datenschutzbeauftragten

Wenn Sie in Ihrer Apotheke einen Datenschutzbeauftragten bestellt haben, sollten Sie diesen im Firmenstamm von IXOS hinterlegen. Damit erscheint dieser dann auch namentlich auf dem IXOS-Formular Kunden-Einwilligungserklärung zur Speicherung personenbezogener Daten, wie es die DSGVO vorsieht.

Sie finden den Firmenstamm im Menü Systempflege.

Navigieren

Sie auf die Seite Finanzen und

tragen Sie den Namen des zutreffenden Mitarbeiters im Feld Datenschutzbeauftragter ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Speichern – F1.

Wenn Sie

das Berechtigungssystem und den Arbeitsplatzschutz in IXOS nutzen, um

technisch abzusichern, dass nur der Datenschutzbeauftragte Zugriff auf

gesperrte personenbezogene Daten hat, sollten Sie diesem die Rechte „Auskunft über personenbezogene Daten

erstellen“, „Gesperrte Kontaktdaten

bearbeiten“ sowie „Systemeinstellungen

starten“ zuweisen.

Damit

kann der Datenschutzbeauftragte die Auswertung von gespeicherten Daten einer

Person (Artikel 15 DSGVO) erstellen, gesperrte Kontakte wieder sichtbar machen

und bearbeiten sowie Änderungen an Sperr- und Löschfristen vornehmen.

 

 

 

Wie Sie

das Berechtigungssystem und den Arbeitsplatz konfigurieren und nutzen, können

Sie in unserem Tipps&Tricks-Artikel Rollen und Rechteverwaltung nachlesen.

Einstellen der Sperr- und

Löschfristen

Die

Sperr- und Löschfristen für Kundendaten müssen vom Verantwortlichen

(Apothekenleiter) bzw. dem Datenschutzbeauftragten festgelegt und in IXOS eingestellt

werden.

Starten

Sie dazu das Modul Systemeinstellungen,

das Sie im Menü Systempflege finden.

Wählen

Sie dort im Menü Beratung die Kontakte aus.

Navigieren

Sie auf die Seite Datenschutz.

Tätigen Sie dort folgende Einstellungen:

  • Die Hinweismeldungauf fehlende Einwilligungserklärung ist optional und kann Ihnen helfen,beim Erstellen oder Ändern von Kundendaten DSGVO-konform zu arbeiten.
  • Sperrfristfür Laufkunden:Legt fest, wie lange ein Laufkunden-Kontakt im System aktiv ist, bevor erautomatisch in den Zustand Gesperrtwechselt. Maßgeblich ist dabei das Anlagedatum des Laufkundenkontakts, nichtdas Datum des letzten Verkaufs. Da Laufkunden keine Einwilligungserklärungunterschrieben haben, ist die hier angegebene Sperrfrist typischerweise sehrkurz.
  • Sperrfristfür Daten aus Freitextfeldern: Auch in Freitextfeldern anverschiedenen Stellen von IXOS können sich Kundendaten eingeben lassen. DiesePersonendaten werden nur im engen Kontext eines einzelnen Vorgangs benötigt undihre aktive Speicherung ist datenschutzrechtlich in der Regel nur für einenkurzen Zeitraum zu rechtfertigen.
  • Sperrfristfür personenbezogene Daten: Legt fest, nach wie vielen Monaten stammdatenabhängigepersonenbezogene Daten automatisch vom System gesperrt werden sollen.
  • GesperrteLaufkunden löschen: Legt fest, nach wieviel Tagen gesperrte Laufkundenendgültig aus dem System gelöscht werden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gesperrte personenbezogene Daten sind in

der IXOS-Datenbank zwar weiterhin gespeichert, stehen den regulären

Arbeitsprozessen jedoch nicht mehr zur Verfügung. Insbesondere sind gesperrte

Daten in Kundensuchen und -auswertungen nicht mehr sichtbar. Bei Vorgangs- und

Dokumentationsdaten mit Kundenbezug werden die Daten nach der Sperrung der

zugeordneten Kundenstammdaten anonymisiert als *** (Sterne) dargestellt.

Kundenstammdaten

können im Modul Kontaktverwaltung jederzeit auch durch Löschen – F4 in den Zustand Gesperrt

gesetzt werden.

 

 

 

Gesperrte

Daten sind damit eine Vorstufe zum Löschen und dürfen nur durch die für den

Datenschutz verantwortliche Person aus berechtigten Gründen (z. B.

Betriebsprüfung, pharmazeutische Nachweispflichten) wieder offengelegt werden.

Hinweis: Die Entscheidung über die korrekten Werte in den

Datenschutzeinstellungen ist von den Gegebenheiten und der Arbeitsweise der

Apotheke abhängig und obliegt allein dem für den Datenschutz in der Apotheke

Verantwortlichen. PHARMATECHNIK kann keine Vorgaben oder Empfehlungen für

sinnvolle Werte Ihrer Apotheke geben. Gegebenenfalls muss sich der

Verantwortliche mit der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, seinem

Rechtsbeistand oder auch den Standesvertretungen über die sinnvollen

Einstellungen beraten.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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