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Tipps & Tricks IXOS Mai 2018

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Beschreibung

Rollen und Rechteverwaltung

Für optimale Arbeitsabläufe in der Apotheke ist eine klare Aufgabenverteilung innerhalb des Teams von großer Bedeutung. Neben persönlichen Vorlieben und Fähigkeiten der Mitarbeiter können auch gesetzliche Vorgaben, wie in Bezug auf Betäubungsmittel oder Datenschutz, eine feste Zuweisung von Rollen und Aufgaben erforderlich machen.

IXOS ermöglicht es Ihnen, jedem Mitarbeiter sowohl vordefinierte oder eigens angelegte Rollen, als auch zusätzlich bestimmte Aufgabengebiete zuzuweisen, damit sich die in Ihrer Apotheke gelebte Arbeitsteilung im EDV-System wiederspiegelt. Um sicherzustellen, dass geschützte Funktionen nur von den vorgesehenen Mitarbeitern bedient werden, können Sie dann im Modul Arbeitsplatzschutz jeden Arbeitsplatz nach Wunsch individuell gegen unberechtigte Zugriffe sichern.

Zuweisen von Rollen und Berechtigungen

Um das Berechtigungssystem in IXOS sinnvoll zu nutzen, müssen allen aktiven Mitarbeitern (das heißt, allen, die prinzipiell Zugriff auf IXOS haben) geeignete Rollen und / oder Rechte zugeteilt werden. Suchen Sie in den Kontakten auf der Seite Mitarbeiter den betreffenden Mitarbeiter heraus und öffnen Sie die KontaktdetailsF8 – oder legen Sie ihn dort mit NeuF3 an, falls es sich um einen neuen Mitarbeiter handelt.

Auf der Seite Benutzerkonto können Sie nun das Konto auf aktiv setzen, falls noch nicht geschehen, sowie einen Bedienerreiter zuweisen und die Rollen und Rechte festlegen.

Wenn Sie das optionale IXOS-Modul Fingerprint Benutzererkennung verwenden, können Sie hier über das Fingerabdruck-Symbol auch die Fingerabdrücke des Kollegen hinterlegen. Mit Fingerprint lässt sich eine schnelle und unkomplizierte Benutzerauthentifizierung ganz ohne Kennwörter ermöglichen.

In unserem Beispiel bekommt unser Mitarbeiter die Rollen PTA und Sortimentsverantwortlicher. Damit sind dann, wie auf der rechten Seite unter Rechte einsehbar, automatisch bestimmte Rechte abgedeckt, die zu den ausgewählten Rollen gehören. Sie können außerdem nach Wunsch weitere Rechte von Hand hinzufügen. Speichern Sie die Einstellungen mit Speichern – F1.

Auswahl und Konfiguration des Berechtigungskonzepts

Um nun bestimmte IXOS-Arbeitsplätze vor unerwünschtem Zugriff auf Programmfunktionen zu schützen, müssen Sie ein Berechtigungskonzept im Modul Arbeitsplatzschutz auswählen. Erst dann werden die nun zugewiesenen Rollen und Rechte bei der Bedienung von IXOS in Form von Zugriffsbeschränkungen berücksichtigt.

Sie finden das Modul Arbeitsplatzschutz im Menü Systempflege.

Es öffnet sich das Fenster Arbeitsplatzschutz. Angezeigt werden zunächst die Einstellungen für den aktuellen Arbeitsplatz (hier KAS130). Mit den Pfeil-Icons oben rechts können Sie die Einstellungen auch für andere Arbeitsplätze tätigen.

Der Kennwortschutz ist standardmäßig deaktiviert. Sie können diesen auf „eingeschränkt“ oder „aktiviert“ umschalten.

  • Deaktiviert: An diesem Arbeitsplatz ist jedem Mitarbeiter der Zugriff auf alle Funktionen möglich, mit Ausnahme der Benutzerkonten der Mitarbeiter und des Arbeitsplatzschutzes. 
  • Eingeschränkt: An diesem Arbeitsplatz kann jeder Mitarbeiter auf jeden Bedienerreiter frei zugreifen, aber geschützte Module und Funktionen sind berechtigungsgeschützt. Beim Aufruf solcher Funktionen muss sich der Benutzer mit Kennwort oder Fingerabdruck authentifizieren.
  • Aktiviert: An diesem Arbeitsplatz muss sich jeder Mitarbeiter an seinem Bedienerreiter authentifizieren, bevor er mit den für ihn zugelassenen Funktionen und Modulen arbeiten kann. Bei einem Bedienerwechsel wird der bisherige Benutzer automatisch gesperrt.

In unserem Beispiel setzen wir den Kennwortschutz auf Eingeschränkt und übernehmen die Einstellung mit Speichern F1.

Nun kann neben dem Apothekenleiter nur noch unser Sortimentsverantwortlicher in den Artikeldaten mit Status – F10 einen Bestand eines Artikels ändern. Da diese Funktion eine geschützte Funktion ist (also aufgrund der Rollen- und Rechteverwaltung nicht allen Mitarbeitern offensteht), erscheint an dieser Stelle nun eine Kennwort- bzw. Fingerabdruck-Abfrage.

So können Sie sensible Daten und Funktionen Ihres IXOS-Systems vor versehentlichen Fehlbedienungen und unerwünschten Zugriffen – auch von Nicht-Mitarbeitern – schützen und für mehr Sicherheit im Arbeitsalltag sorgen.

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