Tipps & Tricks IXOS: Kaution hinterlegen

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Viele Apotheken bieten als Dienstleistung den Verleih von Milchpumpen oder anderen Medizinprodukten an. Dabei ist es sinnvoll, die Kunden um das Hinterlegen einer Kaution als Sicherheitsleistung zu bitten.Eine hinterlegte Sicherheitsleistung ist Eigentum des Kunden, nicht der Apotheke, und sollte daher unabhängig von Ertragskonten aufbewahrt und gehandhabt werden. Dies ermöglicht IXOS an der Kasse über die Funktion Ein- / Auszahlung – Strg+F1, wobei ein separates Buchungskonto speziell für diesen Zweck genutzt werden sollte.

Anlegen eines Artikels für die Kaution

Öffnen Sie die Artikelverwaltung.Legen Sie mit Neu – F3 einen neuen Artikel an. Im Fenster Neuanlage Artikel geben Sie eine sinnvolle Artikelbezeichnung ein.Dabei ist es ratsam, für verschiedene Verwendungszwecke einer Kaution separate Artikel anzulegen. Bei einer Kaution für Milchpumpen wählen Sie so zum Beispiel die Bezeichnung Kaution Milchpumpe.Setzen Sie die Mehrwertsteuer auf Keine und bestätigen Sie mit OK – F12.
Es öffnen sich die Artikeldaten zum neu angelegten Artikel.Auf der Seite Preisgestaltung können Sie den gewünschten Eigenen VK für die Kaution eingeben. Falls Sie das Feld leer lassen, wird bei jedem Verkaufsvorgang nach dem gewünschten Preis gefragt.
Auf der Seite Lagerdaten setzen Sie den Haken in die Checkbox Dienstleistung.Nach Wunsch können Sie hier auch einen Kurzcode zum schnelleren Auffinden des Artikels festlegen.Wählen Sie dann Status – F10 aus.
Setzen Sie als Status POR und bestätigen Sie mit OK – F12.
Damit hat der Kautions-Artikel die nötigen Eigenschaften für eine praktische Handhabung erhalten:
  • POR-Artikel, daher ohne Bestand
  • Dienstleistung
  • Keine Mehrwertsteuer
  • In der Regel fester eigener VK
Nun können Sie diesen neu angelegten Artikel jederzeit für das Hinterlegen einer Kaution verwenden.

Hinterlegen einer Kaution

Wenn Sie nun eine Kaution für den Verleih der Milchpumpe hinterlegen möchten, können Sie den selbstangelegten Artikel einfach über die Artikelbezeichnung oder, falls gesetzt, den Kurzcode in der Kasse eingeben.Wichtig: Verkaufen Sie einen Kautions-Artikel immer einzeln! Ein Mischen des Vorgangs mit anderen Verkäufen, Mietgebühren oder sonstigen Vorgängen ist nicht zulässig.Schließen Sie den Verkauf wie gewohnt mit Total ab.
Als Zahlungsart kann auch Karte gewählt werden.Empfehlenswert ist nach Abschluss des Vorgangs das Drucken von zwei Bons. Einen übergeben Sie dem Kunden als Beleg, den zweiten behalten Sie zum Anheften an den Mietvertrag für die Milchpumpe. So haben Sie den richtigen Vorgang für die Rückgabe der Kaution später parat.

Rückgabe einer Kaution

Wenn der Kunde die geliehene Milchpumpe wieder in gutem Zustand in Ihre Apotheke zurückbringt, soll die Kaution wieder an ihn zurückgegeben werden.Wählen Sie dazu an der Kasse den Button Storno.Im Fenster Storno-Auswahl wählen Sie zuerst den Punkt Verkauf stornieren aus. Scannen Sie dann den Kautions-Bon oder geben Sie die Kassenbon-Nr. ein, die sich oben auf dem Bon befindet. Bestätigen Sie mit Enter oder OK – F12.Wichtig: Stornieren Sie immer den dazugehörigen Ursprungsvorgang! Die Vorgangskette von Hinterlegung der Kaution bis zur Rückgabe muss stets nachvollziehbar sein.
Der Vorgang wird nun als Storno an der Kasse angezeigt. Schließen Sie den Vorgang mit Total ab und zahlen Sie dem Kunden den Kautionsbetrag wieder aus.
Viele Kunden möchten aber den Betrag für eine Kaution nicht bar, sondern mit Karte zahlen. Wenn Sie Ihren Kunden diese Möglichkeit bieten wollen, können Sie Kautionen auch als POR-Artikel in IXOS anlegen, diese verkaufen und zur Rückgabe wieder stornieren. Vorteilhaft an dieser Methode sind die gute Nachvollziehbarkeit des Vorgangs vom Hinterlegen bis zur Rückgabe der Kaution sowie die Möglichkeit der Kundenzuordnung in IXOS.Wie Sie eine Kaution auf diesem Wege in IXOS hinterlegen können und später wieder auszahlen, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

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