Tipps & Tricks XT Juni 2018

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Datenschutz-Einstellungen in XT

Für dieseit 25. Mai geltende Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind Sie mit XTbestens gerüstet.

Wichtigist dabei, dass Sie nun einige Einstellungen in Ihrem XT-System tätigen, damitdie Verarbeitung von Kundendaten sowohl rechtskonform als auch perfektabgestimmt auf die individuellen Abläufe in Ihrem Apothekenbetrieb stattfindenkann.

Antwortenauf allgemeine Fragen zur DSGVO können Sie in unserer FAQ zumThema nachlesen.

Festlegen eines Datenschutzbeauftragten

Wenn Siein Ihrer Apotheke einen Datenschutzbeauftragten bestellt haben, sollten Siediesen im Firmenstamm von XT hinterlegen. Damit erscheint dieser DSGVO-konform auchnamentlich in der Information nach Art.13 Datenschutzverordnung, die zum XT-Formular Einwilligungserklärung zur Datenspeicherung gehört.

ÖffnenSie dazu die Einstellungen / Variablenim Menü Systempflege.

NavigierenSie auf die Seite Firmenstamm.

ImFirmenstamm wählen sie den Navigationseintrag Finanzen aus. Tragen Sie den Namen des zutreffenden Mitarbeiters imFeld Datenschutzbeauftragter ein.Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Speichern– F1.

Wenn Siedie Berechtigungsverwaltung mittelsBenutzerkennwörtern in XT nutzen und technisch absichern möchten, dass nur derDatenschutzbeauftragte Zugriff auf deaktivierte personenbezogene Daten hat, weisenSie den Funktionen „Anzeige deaktiver Kunden“ und „Reaktivierung deaktiverKunden“ (zu finden in Einstellungen / Variablen → Bediener & Kennwörter →Kennwörter → Funktionen) ein Kennwort bzw. den betreffenden Mitarbeiter zu.

Wie Sie dieBerechtigungsverwaltung konfigurieren und nutzen, können Sie in unseremTipps&Tricks-Artikel Berechtigungsverwaltungnachlesen.

Einstellen der Deaktivierungs-und Löschfristen

Die Deaktivierungs-und Löschfristen für Kundendaten müssen vom Verantwortlichen (Apothekenleiter)bzw. dem Datenschutzbeauftragten festgelegt und in XT eingestellt werden.

 StartenSie dazu die Adressverwaltung, dieSie im Menü Beratung finden.

WählenSie dort Einstellungen – Alt+F12aus.

NavigierenSie auf die Seite Fristen DSGVO.Tätigen Sie dort folgende Einstellungen:

Kundenkonten,welche mind. [..] Monate nicht genutzt wurden, werden automatisch deaktiviert: Legtfest, nach wie vielen Monaten stammdatenabhängige personenbezogene Datenautomatisch vom System deaktiviert werden sollen.

  • DeaktivierteKundenkonten werden nach [..] Monaten automatisch gelöscht: Legtfest, wann deaktivierte Kundenkonten endgültig gelöscht werden. Durch dieLöschung eines Kundenkontos werden auch die Verknüpfungen des Kunden zuvorhandenen Belegen, jedoch nicht die Belege an sich gelöscht. GelöschteKundendaten sind nicht wiederherstellbar.
  • DeaktivierteLaufkundenkonten werden nach [..] Tagen automatisch gelöscht: Legtfest, nach wieviel Tagen deaktivierte Laufkunden endgültig aus dem Systemgelöscht werden.
  • Bontextewerden nach [..] Tagen automatisch gelöscht: Auch in Bontexten können sich kundenbezogeneDaten eingeben lassen. Diese Personendaten werden nur im engen Kontext eineseinzelnen Vorgangs benötigt und ihre aktive Speicherung istdatenschutzrechtlich in der Regel nur für einen kurzen Zeitraum zurechtfertigen.

 SpeichernSie Ihre Änderungen mit Speichern – F1.

Beideaktivierten Kundenkonten erlischt die Einwilligungserklärung. DeaktivierteKundendaten sind in der XT-Datenbank zwar weiterhin gespeichert, stehen denregulären Arbeitsprozessen jedoch nicht mehr zur Verfügung. Deaktivierte Kundenbleiben mit vollständig erfassten Daten in den Belegen stehen. Belege zudeaktivierten Kunden können Sie jedoch nicht mehr über den Kundennamen, sondernnur noch über die Belegnummern finden.

Sie habenweiterhin jederzeit die Möglichkeit, Kundenkonten auch manuell in derAdressverwaltung zu deaktivieren.

DeaktivierteDaten sind damit eine Vorstufe zum Löschen und dürfen nur durch die für denDatenschutz verantwortliche Person aus berechtigten Gründen (z. B.Betriebsprüfung, pharmazeutische Nachweispflichten) wieder offengelegt werden.

Hinweis: Die Entscheidung über die korrekten Werte in denDatenschutzeinstellungen ist von den Gegebenheiten und der Arbeitsweise derApotheke abhängig und obliegt allein dem für den Datenschutz in der ApothekeVerantwortlichen. PHARMATECHNIK kann keine Vorgaben oder Empfehlungen fürsinnvolle Werte Ihrer Apotheke geben. Gegebenenfalls muss sich derVerantwortliche mit der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, seinemRechtsbeistand oder auch den Standesvertretungen über die sinnvollenEinstellungen beraten.

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