Im vergangenen Jahrzehnt hat die Finanzverwaltung die Möglichkeiten der digitalen Betriebsprüfung stetig ausgeweitet. GoBD und Verfahrensdokumentation, Kassennachschau und TSE-Pflicht – wir fassen zusammen, was es dabei für Sie als Apothekeninhaber besonders zu beachten gilt.

Während zunächst der Prüfungsschwerpunkt auf der ordnungsgemäßen Erfassung, Speicherung und Verarbeitung der Bareinnahmen und -ausgaben liegt, wird bereits seit 2020 der Umfang der Kassennachschau auch auf die Prüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes des Kassensystems ausgeweitet. Damit wird das Vorhandensein und die richtige Nutzung einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung am Kassensystem sowie die Einhaltung der Belegausgabepflicht geprüft.

Spätestens seit dem 1. April 2021 müssen alle elektronischen Kassensysteme über die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt werden. Sie stellt die Manipulationssicherheit der Kassendaten sicher.

Die TSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Das Sicherheitsmodul protokolliert mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs die Eingaben. Eine nachträgliche Änderung der Eingaben darf dabei nicht unerkannt möglich sein. Die dokumentierten Aufzeichnungen werden anschließend fälschungssicher auf dem Speichermedium abgelegt. Über die Schnittstelle wird die Datenübertragung für eine Kassennachschau oder digitale Betriebsprüfung verlässlich gewährleistet.

Die Finanzverwaltung prüft, ob elektronische Kassensysteme über eine TSE verfügen und diese ordnungsgemäß programmiert ist. Aktuell kann das nur vor Ort – in der Apotheke – geprüft werden. Ein beliebtes Prüfinstrument ist die Kassennachschau: Damit können die Prüfer der Finanzverwaltung die Kassenführung in Ihrer Offizin – anders als bei einer klassischen Betriebsprüfung – unangemeldet kontrollieren.

Die Kassennachschau gestattet es den Prüfern, sich ohne vorherige schriftliche Ankündigung einen Einblick in das Kassenbuch und die Kassensysteme – samt Anleitungen und Programmierprotokollen – zu verschaffen. Die genannten Dokumente sind jedoch nur Teil einer von Ihnen zusammenzustellenden Verfahrensdokumentation. Weitere betreffen die Geschäftsprozesse, das Datensicherungskonzept sowie das interne Kontrollsystem (IKS). Letzteres stellt sicher, dass die Vorgänge gemäß den Richtlinien der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) aufgezeichnet, verarbeitet und archiviert werden.

Auch ein Auszählen der Kasse an Ort und Stelle in Form eines „Kassensturzes“ durch Sie oder einen Ihrer Mitarbeiter kann Teil einer Kassennachschau sein. Beim „Kassensturz“ wird der gezählte „Ist-Betrag“ mit dem „Soll Betrag“ der Kasse verglichen.

Den Ablauf einer Kassennachschau haben Sie sicherlich mit Ihrem Steuerberater bereits besprochen und auch eine Checkliste mit diesem erarbeitet, welche griffbereit in der Apotheke liegt. Trotzdem können unangemeldete Besuche einen „Gastgeber“ ganz schön in Verlegenheit bringen.

Die Apothekensoftware IXOS unterstützt den Apotheker im täglichen Umgang mit allen Verkäufen, damit diese sowohl pharmazeutisch als auch buchhalterisch ordnungsgemäß dokumentiert und abgewickelt werden. Insbesondere wird der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht mittels elektronischer Aufzeichnungsgeräte nach $146a AO erfüllt. Alle Apothekenmanagement-Systeme von PHARMATECHNIK-Kunden sind mit einer TSE ausgestattet.

Nach den Vorgaben der KassenSichV sind auf dem Kassenbon Angaben zur Absicherung der Buchungsdaten aufzudrucken. Diese enthalten technische Angaben der TSE und bestehen meist aus 7 – 10 Textzeilen. Alternativ dazu können Sie auch einen QR-Code, der diese Daten enthält, auf den Kassenbon drucken. Dies ist optional – für den Kassenprüfer genügen die im Klartext auf dem Bon aufgedruckten Informationen, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Der QR-Code auf dem Bon kann es dem Prüfer jedoch ermöglichen, eine vereinfachte Kassennachschau durchzuführen, die unbemerkt von der Apotheke abläuft und damit auch nicht ins Tagesgeschäft eingreift. Deshalb kann es von Vorteil sein, den QR-Code-Druck zu aktivieren.

Bei Bedarf lässt sich ein Bon auch nachträglich mit QR-Code nachdrucken. Sobald Sie den QR-Code-Druck aktiviert haben, wird der Code nicht nur bei zukünftigen Bons, sondern auch beim Bon-Nachdruck mit ausgegeben.