PHARMATECHNIK
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Warum ist die Gültigkeitsdauer von GKV-Rezepten beim Rezeptscan auf 28 Tage angepasst worden?

In den Rahmenverträgen der GKV ist vorgeschrieben, dass ein Rezept innerhalb eines Monats nach Ausstellungsdatum in der Apotheke eingelöst werden muss.

Der entsprechende Zeitraum wird von den einzelnen Krankenkassen unterschiedlich definiert - die Zeiträume differieren zwischen 28 und 31 Tagen.

Um Sie als Apotheke gegen Retaxierungen abzusichern, wurde der erlaubte Zeitraum im Programm Rezeptscan angepasst.

Der erlaubte Zeitraum wurde auf den kürzesten erlaubten Zeitraum von Ausstellungstag + 28 Tage geändert (vorher: Ausstellungstag + 30 Tage).
Dieser Zeitraum kann sich um einen Tag verkürzen, wenn das errechnete Abgabedatum ein Sonntag ist.

Ist der Abgabezeitpunkt überschritten, erhalten Sie folgende Rezeptscan-Meldung:
Rezept-und/oder Abgabedatum sind ungültig.

Das Abgabedatum wird in einem roten Feld dargestellt.

 

 

 

Datensicherung - Was habe ich zu beachten?

Sie sind als steuerpflichtige/r Apothekerin/Apotheker in der Funktion als Apothekenleiter/in verpflichtet, die Daten des verwendeten Warenwirtschaftssystems zu sichern.

Dies ergibt sich u.a. aus den gesetzlichen Vorschriften über eine ordnungsgemäße, nachvollziehbare und revisionssichere Buchführung (HGB).

Jeder Geschäftsvorfall vom ersten Verkauf am Morgen bis zum Kassenabschluss verändert die Daten an diversen Stellen Ihrer Warenwirtschaft. Nur mit Hilfe einer aktuellen Datensicherung auf einem externen Datenträger kann der Datenstand im Fall des Falles wieder rekonstruiert, der Datenverlust minimiert oder sogar ganz vermieden werden. Sichern Sie das Ergebnis Ihrer Arbeit daher durch regelmäßige Datensicherung ab. Dies gilt insbesondere bei einer POS-Warenwirtschaft.

Beachten Sie die folgenden Vorgaben:

  • Tägliche Bewegungsdatensicherung: Verwenden Sie dazu zwei verschiedene Sicherungsmedien abwechselnd und in einem klaren Turnus. So vermeiden Sie es, die Datensicherung von gestern mit der von heute zu überschreiben. Eine typische Verwendung ist: Sicherungsmedium 1 am Montag, Mittwoch, Freitag. Sicherungsmedium 2 am Dienstag, Donnerstag, Samstag.


  • Zusätzlich (auf einem separatem Sicherungsmedium): Alle 14 Tage Bewegungsdatensicherung am Abend vor dem PAD-Stichtag.


  • Zusätzlich (auf einem weiteren separatem Sicherungsmedium): Bewegungsdatensicherung zum Jahresabschluss / zur Inventur: Zum Abschluss Ihres Geschäftsjahres sollten Sie eine weitere Bewegungsdatensicherung durchführen. Führen Sie diese Sicherung idealerweise nach Abschluss der Jahresinventur durch.

    Wichtig: Bitte denken Sie auch an steuerliche Aufbewahrungsfristen zu digitalen Daten, beispielsweise auch im Rahmen eines Systemwechsels. Wir empfehlen an dieser Stelle eine Gesamtdatensicherung des Altsystems zu erzeugen und entsprechend aufzubewahren. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie bei Bedarf bei Ihrer Steuerberaterin / Ihrem Steuerberater.


Stellen Sie durch eine eindeutige Beschriftung aller Sicherungsmedien sicher, dass eine Zuordnung auch zu einem späteren Zeitpunkt zweifelsfrei möglich ist!

Idealerweise wird die Datensicherung nach Dienstschluss am Abend - also nach dem Erstellen des Kassenabschlusses, wenn alle Arbeitsplätze abgemeldet sind und sich das System im Single-User-Modus befindet - erstellt. Dadurch ist sichergestellt, dass während des Sicherungsvorgangs keine Daten durch andere Nutzer verändert werden und ein eindeutiger Datenstand gespeichert wird. Sollten einmal nicht alle Arbeitsplätze abgemeldet sein - z.B. bei einer Datensicherung, während der Mittagspause - geben Sie Ihren Mitarbeitern Bescheid, dass in den nächsten Minuten wegen der Datensicherung keine Daten verändert werden dürfen. Das heißt z.B. keine Verkäufe, keine Bestellungen, etc. durchführen.

Eine Datenänderung während des Sicherungsvorgangs - z.B. durch einen Verkauf - führt automatisch zu der Warnmeldung: „Datensicherung nicht korrekt durchgeführt“.

Grund: Die Daten auf dem Sicherungsmedium unterscheiden sich von denen auf dem Rechner.
 
Die Warenwirtschaft unterstützt zur Erstellung von Datensicherungen folgende Medien:

  •   USB-Sticks und
  •   Sicherungsbänder.

Wichtig: Bitte verwenden Sie für die Datensicherung auf USB-Stick nur den, von Pharmatechnik beziehbaren USB-Stick. Der erzeugte USB-Sicherungs-Stick enthält ein verschlüsseltes Dateisystem und kann mit herkömmlichen Computersystemen nicht gelesen werden.

Die erzeugten Datensicherungen sollten nicht in der Nähe von magnetischen Feldern lagern, wie sie z.B. in jedem Elektrogerät und Telefon vorhanden sind. Lagern Sie die Bänder und USB-Sicks an einem einbruchsichern Ort, z.B. im Tresor.
Vermerken Sie Datum und Uhrzeit der letzten Sicherung.


 

 

Wie kann ich mir eine erstellte Rechnung ansehen?

Über Verkauf wählen Sie das Programm Faktura aus. 

Hier öffnen Sie die Rechnungsverwaltung und stellen die Selektionskriterien entsprechend ein. Mit OK-F12 bestätigen Sie Ihre Eingaben.

Die gewünschte Rechnung wählen Sie mittels Pfeiltasten aus. Diese ist dann blau unterlegt.
Sie klicken Drucken - F9 an und wählen bei der Abfrage Rechnung aus.

Die Vorschau wird Ihnen angezeigt, wenn Sie das entsprechende Häkchen gesetzt haben.

Mit Abbrechen - Esc können Sie anschließenden Druck abbrechen.

Wird Ihnen keine Vorschau angezeigt wird, müssen Sie statt Drucken - F9 die Tastenkombination Strg + P wählen. Bei der Abfrage wählen Sie Rechnung aus.

Das Fenster für Druckeinstellungen öffnet sich.

Wenn Sie bei Vorschau und Einstellungen speichern ein Häkchen setzten, erhalten Sie immer die Vorschau vor dem Druck.

Möchten Sie nur eine einmalige Vorschau erhalten, so dürfen Sie bei Einstellungen speichern keinen Haken setzten.

 

 

 

 

Kann ich ein Hilfsmittel abrechnen, wenn ich der Vereinbarung /Pauschale noch nicht beigetreten bin?

Wenn Sie einer Vereinbarung/Pauschale noch nicht beigetreten sind, können Sie trotzdem das Hilfsmittel abrechnen. 

Dies liegt jedoch in Ihrer Verantwortung und kann zur Retaxation führen.

Es erscheint entsprechend folgende Abfrage: „Sie haben eine beitrittspflichtige Vereinbarung/Pauschale ausgewählt, die noch nicht bearbeitet wurde. Möchten Sie die ausgewählte Vereinbarung/Pauschale trotzdem abrechnen?“, die Sie mit JA beantworten.

Um sich in Zukunft die Abfrage zu ersparen, sollten Sie der entsprechenden Vereinbarung/Pauschale beitreten und dies anschließend in Ihrer Software hinterlegen.

Dabei gehen Sie wie folgt vor:

Über Sortiment gehen Sie das Programm A + V Hilfsmittelvertragsdatenbank.
F5 – Vereinbar./ Pauschalen öffnet das Bearbeitungsfenster für Vereinbarungen und Pauschalen.

Hier werden alle Vereinbarungen und Pauschalen der Kassen für A+V Artikel in Ihrem Kammerbezirk und bundesweit aufgelistet. Sie können über dieses Fenster Vereinbarungen/Pauschalen beitreten und austreten.

Standardmäßig ist der Filter Status auf Nicht beigetreten eingestellt und das Fenster ist leer, da noch kein Suchbegriff eingegeben wurde.
Geben Sie den Namen der Vereinbarung oder Teile der Vereinbarungsbezeichnung in das Suchfeld Vereinbarung ein. Bei alleiniger Eingabe des Platzhalters * zeigt das Programm standardmäßig alle Vereinbarungen, denen Sie noch nicht beigetreten sind.

Bestätigen Sie Ihre Sucheingabe mit ENTER.

Markieren Sie das entsprechende Kästchen der Vereinbarung/Pauschale in der ersten Spalte und sichern Ihre Änderung mit F1 Speichern.

 

 

 

Wie kann ich beim Aufruf der Gesundheitskarte den Zeitraum der Abverkäufe erweitern?

Wenn Sie nicht über Strg + F6 Filter-Auswahl den Zeitraum der Anzeige der Abverkäufe temporär einstellen wollen, gehen Sie wie folgt vor:
Sie öffnen unter Beratung das Programm Gesundheitskarte und wählen den gewünschten Kunden aus. Sie können nun mit Alt + F12 die Einstellungen öffnen.

Es erscheint das Fenster Einstellungen für Gesundheitskarte u.a. mit folgender Abfrage: ‚Wie viele Monate zurück sollen die Abverkäufe angezeigt werden?'

Hier tragen Sie die Anzahl der gewünschten Monate ein und bestätigen Ihre Eingabe mit OK-F12.

Bitte beachten Sie, dass der Aufbau der Anzeige länger dauert, je mehr Monate aufgerufen werden müssen. Wir empfehlen daher, nicht mehr als 12 Monate einzustellen.

 

 

 

 

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