Ihre Apotheke wird täglich von einem oder mehreren Großhändlern beliefert. Die Kommunikation zwischen Apotheke und Großhandel zu Anfragen, Bestellungen, Angeboten oder Retouren kann dabei heute mit Hilfe von XT vollautomatisch erfolgen.
Damit die Vorteile der effizienten XT-Warenlogistik bestmöglich genutzt werden können, muss ein neuer Großhändler richtig hinterlegt und konfiguriert werden.
Was dabei zu beachten ist, zeigen wir Ihnen hier.
Wichtig: Überschreiben Sie niemals die Daten eines alten, nicht mehr genutzten Großhändlers, wenn Sie einen neuen Großhändler anlegen möchten. Aus steuerrechtlichen Gründen müssen die Daten auch ehemaliger Geschäftspartner nachvollziehbar im System erhalten bleiben.
Aus Gründen der Übersichtlichkeit können Sie einen Großhändler, mit dem Sie keine Geschäfte mehr tätigen, jedoch in der Lieferantenpflege mit Details – F8 auf der Seite Stammdaten auf den Status inaktiv setzen.
Im Menü Sortiment finden Sie die Lieferantenpflege.
Legen Sie dort mit Neu – F3 einen neuen Kontakt an und wählen Sie aus, ob es sich bei dem neuen Lieferanten um einen bereits vorhandenen Anbieter handelt. Beim Anlegen eines neuen Großhändlers ist die vorbelegte Antwort Nein der Regelfall.
Tragen Sie nun die Stammdaten Ihres neuen Großhändlers ein, wie die Adressdaten und die Lieferanten-IDF. Speichern Sie Ihre Eingaben mit Speichern – F1.
Auch die Einstellungen zum Sendeprotokoll (heute in den meisten Fällen MSV3 oder MSV3 2.0) tätigen Sie in den Stammdaten des Lieferanten, im Abschnitt Serielles Senden.
Die Sendetelefonnummer wird nur bei MSV2 benötigt. Mit Hilfe des Browse-Buttons gelangen Sie in das Fenster Sendeparameter einstellen
Im Fenster Sendeparameter einstellen wählen Sie das Sendeprotokoll aus (MSV2 oder MSV3 Version 1.0 oder 2.0).
Sofern Sie MSV3 verwenden, suchen Sie den Online-Dienstanbieter heraus (oder geben Sie ihn manuell ein) und hinterlegen Benutzerkennung und Passwort. Diese Daten erhalten Sie von Ihrem neuen Großhändler. Wählen Sie mit Hilfe der Checkboxen aus, ob Sie die Online-Anfrage bei diesem Lieferanten nutzen möchten und ob sie eine automatische Sendebereitstellung wünschen.
Bestätigen Sie die getätigten Einstellungen mit OK – F12.
Speichern Sie Ihre Eingaben auf der Seite Stammdaten schließlich mit Speichern – F1.
Wechseln Sie auf die Seite Touren. Bei Verwendung von MSV3 können Sie hier die mit dem Großhändler vereinbarten Bestellzeiten bzw. Bestellschlusszeiten mit Msv3Online Vertr.-Daten – F7 online abrufen. Weiterhin ruft XT Vertragsdaten bei allen MSV3-Großhändlern täglich automatisch neu ab.
Falls Ihr Großhändler diese Angaben nicht elektronisch übermittelt, tragen Sie diese manuell in die Spalten Bestellzeit ein. Die BestellEndezeit wird dann aus Bestellzeit und der Nachrufzeit (10 min, falls nicht anders vom Großhändler gemeldet oder von Ihnen manuell anders in den Stammdaten hinterlegt) ermittelt.
Die Lieferzeiten für Ihre Apotheke werden nicht automatisiert mittels MSV3 übertragen, sondern werden Ihnen vom Großhändler mitgeteilt. Tragen Sie diese in die Spalte Lieferzeit ein.
Speichern Sie die Angaben schließlich mit Speichern – F1.
Sie sollten XT nun noch einige weitere Informationen zur Verfügung stellen, um mit Ihrem neu angelegten Großhändler möglichst wirtschaftlich zu arbeiten.
Beachten Sie weitere Konfigurations- und Informationsmöglichkeiten in der Lieferantenpflege:
- Auf der Seite Vereinbarungen können Sie Ihre Konditionsvereinbarungen hinterlegen.
- Auf der Seite GH-Zuordnung können Sie den neu angelegten Großhändler mit zutreffenden Angebotslisten verknüpfen, damit die Angebotspreise in XT berücksichtigt werden können. Dort können Sie auch die Verknüpfungen zu einem alten, nicht mehr genutzten Großhändler lösen.
- Die Seiten Einkaufswerte, Statistiken und Monatsergebnis liefern zahlreiche Informationen zum Lieferanten.
Falls der neue Großhändler einen alten, nun nicht mehr genutzten Großhändler ersetzt:
- Setzen Sie den ehemaligen Großhändler in der Lieferantenpflege auf der Seite Stammdaten auf den Status inaktiv. Falls dies noch nicht möglich oder gewünscht ist, entfernen Sie die Sendeparameter des alten Großhändlers, um unnötige Online-Anfragen zu vermeiden.