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Tipps & Tricks XT: Nachweis der Nichtverfügbarkeit

  Newsletter-Artikel
Seit dem 1. Juli 2019 gilt der neue Rahmenvertrag über die Arzneimittel¬versorgung nach § 129 Absatz 2 SGB V zwischen dem GKV-Spitzenverband und dem Deutschen Apothekerverband. Besser geregelt wurde darin unter anderem der Nachweis der Nichtverfügbarkeit. In § 2 Definitionen sind unter Absatz (11) Nicht verfügbar die Erfordernisse für den Nachweis beschrieben. Nachweise vom Hersteller sind künftig nicht mehr gefordert – es genügen zwei Online-Anfragen beim Großhandel.
Das Ergebnis jeder Online-Anfrage über MSV3 wird dazu für drei Jahre in XT gespeichert und kann entweder sofort im Verkaufsprozess oder auch nachträglich recherchiert und ausgedruckt werden. Auch die Defektmeldungen des Großhandels zu Ihren Bestellungen können durchsucht und ausgedruckt werden. Wir zeigen Ihnen hier, wie Sie dazu vorgehen. Damit die Online-Anfrage möglich ist, müssen in den Stammdaten Ihrer Großhändler in XT MSV3-Zugangsdaten hinterlegt sein und der Haken bei Online-Anfrage aktiv gesetzt sein. Mehr dazu lesen Sie in unserem Tipps&Tricks-Artikel Konfiguration eines neuen Großhändlers.

Die automatische Online-Anfrage

Es kann von Nutzen sein, die automatische Online-Anfrage für Verkaufsvorgänge und Trefferlisten zu aktivieren. So wird die (Nicht-)Verfügbarkeit bei jeder Nachlieferung im Verkauf und bei jeder Artikelsuche (z. B. Rabattvertrags-, aut idem- oder Importsuche) automatisch in XT dokumentiert. Die Einstellungen dafür finden Sie im Menü Systempflege unter Einstellungen / Variablen. Rufen Sie dort mit Kassenparam die Kassenparameter auf.
Im Reiter Online-Anfrage können Sie die Punkte Automatische Online-Anfrage im Verkauf und Automatische Online-Anfrage der Artikeltrefferlisten kassenübergreifend aktivieren. Bestätigen Sie getätigte Änderungen mit Speichern – F1.
Im Reiter Kassen unter Lokale Parameter lassen sich diese Einstellungen für die ausgewählte Kasse individuell tätigen. Nutzen Sie diese Möglichkeit, wenn Sie in Ihrer Apotheke nicht für alle Arbeitsplätze das gleiche Verhalten wünschen. Speichern Sie auch hier mit Speichern – F1, wenn Sie die gewünschte Einstellung für die jeweilige Kasse festgelegt haben.
Falls Sie mit dem Rezeptscan arbeiten, müssen Sie die Spalte Kz. Onlineanfrage konfigurieren, damit die Online Anfrage ähnlich wie bei den Artikelsuchen in der Artikelverwaltung automatisch erfolgt und in XT gespeichert wird. Wählen Sie dazu im Rezeptscan-Fenster Einstellungen – Alt+F12 aus.  Im Reiter Artikel-Spalten übernehmen Sie das Kennzeichen Kz. Onlineanfrage über die Pfeil-Buttons von der linken auf die rechte Seite der Tabelle. Speichern Sie die Änderungen mit Speichern – F1.
Nun wird auch im Rezeptscan die automatische Online-Anfrage bei allen dafür konfigurierten Großhändlern durchgeführt. Das Ergebnis wird angezeigt und in XT dokumentiert. Angezeigt wird dabei nur das bestmögliche Ergebnis (z. B. „lieferbar“), wenn die angefragten Großhändler unterschiedliche Rückmeldungen geben. Im System werden jedoch alle Anfragen bei allen Großhändlern vollständig gespeichert.

Recherche von Online-Anfrage-Ergebnissen

Sie können die Ergebnisse einer durchgeführten Online-Anfrage in der Artikelverwaltung direkt ausdrucken. Wählen Sie dazu Rückmeld. drucken OA – Alt+F8. 
So können Sie das Ergebnis in einer Druckvorschau einsehen und dann ausdrucken. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt Rückmeldungen der Online-Anfrage für einen bestimmten Artikel recherchieren möchten – etwa nach Erhalt einer Retaxation – suchen Sie den Artikel in der Artikelverwaltung heraus. Öffnen Sie die Artikeldetails – F8 und wählen Sie dann OA Recherche – Alt+F8. 
Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und bestätigen Sie mit OK – F12.
Damit erhalten Sie eine vollständige Liste der Rückmeldungen aller Online-Anfragen aus dem gewählten Zeitraum und können diese bei Bedarf ausdrucken.

Recherche in Defektmeldungen des Großhandels

Eine weitere Recherchemöglichkeit bietet Ihnen im Menü Sortiment das Programm Lieferungen anzeigen. Dort sind Rückmeldungen des Großhandels bezüglich Ihrer bisherigen Bestellungen zu finden. Das kann insbesondere dann hilfreich sein, wenn ein Artikel trotz zuvor positiver Online-Anfrage doch nicht mehr geliefert werden konnte oder die Online-Anfrage in Ihrer Apotheke zu dieser Zeit noch nicht genutzt wurde. Wählen Sie die Rückmeldungen aus. Geben Sie im Fenster Suchvorgaben den gewünschten Auswertungszeitraum ein. Wenn Sie nur nach Rückmeldungen zu einem bestimmten Artikel suchen möchten, können Sie diesen im Feld Artikel eingeben. Starten Sie die Suche mit OK – F12.
Sie können sich die Ergebnisse nun in der Druckvorschau ansehen und bei Bedarf ausdrucken.
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